Розрахунок готівкою понад ліміт: наслідки для покупця. Постановка на баланс в ЕГАИС

Коли необхідно підключитися до системи ЕГАИС?

Законодавством Російської Федерації встановлено такі терміни вступу в силу зобов'язань організацій, що здійснюють виробництво або імпорт пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи, по фіксації відомостей в ЕГАИС:

• для організацій, що здійснюють виробництво пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи, з виробничою потужністю понад 300 тис. дал на рік з 1 жовтня 2015 р частині відображення виробництва і обігу такої продукції;
• для організацій, що здійснюють виробництво пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи, з виробничою потужністю менше 300 тис. дал на рік з 1 січня 2016 року в частині відображення обороту такої продукції;
• для організацій, які здійснюють імпорт пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи, з 1 січня 2016 року в частині відображення обороту такої продукції.

Докладний перелік видів діяльності, характер інформації, що передається в ЕГАИС інформації, а також терміни вступу в силу окремих зобов'язань розміщені на о фіциальной сайті Росалкогольрегулювання.

Для виробників або імпортерів пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи (в тому числі для виробників з виробничою потужністю менше 300 тис. Дал на рік) передбачена установка програмних засобів ЕГАИС виробників алкогольної продукції.

Порядок отримання програмних засобів ЕГАИС і порядок підключення технічних засобів організацій до технічних засобів ЕГАИС визначені Адміністративним регламентом надання Федеральною службою з регулювання алкогольного ринку   адміністративної послуги з ведення єдиної державної автоматизованої інформаційної системи обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, Алкогольної і спиртовмісної продукції, затвердженим наказом Росалкогольрегулювання від 1 серпня 2013 р
№ 193.

Для функціонування програмних засобів ЕГАИС організацій, що здійснюють виробництво або імпорт пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи (в тому числі виробників з виробничою потужністю менше 300 тис. Дал на рік) технічні засоби повинні мати наступні характеристики:

Тип обладнання та компоненти	Найменування параметрів і характеристики при середній кількості документів в день до 200 шт.	Найменування параметрів і характеристики при середній кількості документів в день до 1 000 шт.
Апаратне забезпечення - суміщений сервер додатків і сервер обміну даними
процесор	64 розрядний з частотою 1,9 ГГц і вище	64 розрядний з частотою 3,0 ГГц і вище
	4 Гб або більше	8 Гб або більше
Мережевий контролер
дисковий накопичувач	Загальний обсяг не менше 500 Gb	Загальний обсяг не менше 1 Tb
Джерело безперебійного живлення	Потужністю достатньою для коректного завершення роботи у випадку перебою електроживлення
Система резервного копіювання баз даних	Зовнішнє мережеве сховище даних, стример, привід оптичних дисків або зовнішній жорсткий диск.
периферійне устаткування	Монітор з діагоналлю 19 дюймів і вище
Програмне забезпечення
Операційна система	Windows 7 Professional 64-х і вище
	Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard Edition і вище
	Microsoft.NET Framework 3.0
Засоби захисту від атак з Інтернету	Брандмауер (фаєрвол), антивірусне програмне забезпечення
Програмне забезпечення ЕГАИС	Видається Росалкогольрегулюванням на безоплатній основі. Встановлення додаткового програмного забезпечення не вимагається

При перевищенні середньої кількості документів в день в 1 000 шт., Може знадобитися рознесення бази даних і транспортного модуля   на окремі серверні платформи і установки додаткових автоматизованих робочих місць (АРМ) для користувачів.

Повний перелік технічних вимог представлений на спеціалізованому порталі Росалкогольрегулювання.

Чи потрібна сертифікація компонентів ЕГАИС як програмного комплексу?

Сертифікація компонентів ЕГАИС як програмного комплексу не потрібно.

Чи потрібна пломбування технічних засобів ЕГАИС?

Пломбування технічних засобів ЕГАИС не потрібно.

Які відомості необхідно передавати в ЕГАИС?

Перелік відомостей, що містяться в заявках про фіксацію відомостей в ЕГАИС, визначений наказом Росалкогольрегулювання від 21.05.2014 № 149 «Про затвердження форм заявок про фіксацію в Єдиної державної автоматизованої інформаційної системи обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції інформації про організацію, здійснює виробництво та (або) оборот (за винятком роздрібного продажу) Етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, про продукцію, про обсяг виробництва і обігу продукції, про документи, які дозволяють і супроводжуючих виробництво і оборот продукції, підтверджень про фіксацію і повідомлень про відмову в фіксації зазначеної інформації, а також форми та порядку заповнення запитів організацій про надання інформації, що міститься в єдиній державній автоматизованій інформаційній системі обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, і довідок, що надаються територіальними органами Федеральної служби   з регулювання алкогольного ринку на підставі цих запитів ».

Як можна додати в ЕГАИСконтрагента,яка не є роздрібним ліцензіатом або ліцензіатом Росалкогольрегулювання? Що робити якщо в довіднику ЕГАИС міститися недостовірні відомості?

Як зафіксувати в ЕГАИС початкові залишки для виробників пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи з виробничою потужністю менше 300 тис. Дал на рік на 1 січня 2016 г.?

Постановка продукції на баланс здійснюється за допомогою Заявки про фіксацію в ЕГАИС відомостей про поставлення продукції на баланс. Порядок і терміни подання заявок про фіксацію визначені наказом Росалкогольрегулювання від 21.05.2014 № 149 «Про затвердження форм заявок про фіксацію в Єдиної державної автоматизованої інформаційної системи обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції інформації про організацію, що здійснює виробництво та (або ) оборот (за винятком роздрібної торгівлі) етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, про продукцію, про обсяг виробництва і обігу продукції, про доку ментів, які дозволяють і супроводжуючих виробництво і оборот продукції, підтверджень про фіксацію і повідомлень про відмову в фіксації зазначеної інформації, а також форми та порядку заповнення запитів організацій про надання інформації, що міститься в єдиній державній автоматизованій інформаційній системі обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, і довідок, що надаються територіальними органами Федеральної служби з регулювання алкогольного ринку на підставі цих запитів ».

Як зафіксувати в ЕГАИС акт про розбіжності після відвантаження товару?

У разі виявлення недостовірних відомостей у заявці про фіксацію в ЕГАИС відомостей про відвантаження продукції необхідно створити нову версію даного документа із зазначенням фактичної кількості переданої продукції.

Якщо ведення обороту алкогольної продукціїздійснюєтьсяза допомогою програмних засобів ЕГАИС, чи потрібно встановлювати УТМ?

Якщо програмні засоби ЕГАИС встановлені за місцем виробництва алкогольної продукції, установка УТМ для фіксації обороту алкогольної продукції не потрібно.

УТМ необхідний для відокремлених підрозділів організації-виробників, які здійснюють тільки оборот алкогольної продукції (за винятком імпорту).

Організації, які здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організацій громадського харчування), а також індивідуальні підприємці

Коли необхідно встановити програмні засоби ЕГАИС?

Організації, які здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організації громадського харчування), а також індивідуальні підприємці відповідно до чинного законодавства зобов'язані здійснювати фіксацію відомостей в ЕГАИС починаючи з 1 січня 2016 р

Докладний перелік видів діяльності, характер інформації, що передається в ЕГАИС інформації, а також терміни вступу в силу окремих зобов'язань розміщені на офіційному сайті Росалкогольрегулювання.

Як отримати і підключитися до програмних засобів ЕГАИС?

Організації, які здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організації громадського харчування), а також індивідуальні підприємці здійснюють передачу відомостей в ЕГАИС за допомогою спеціально розробленого універсального транспортного модуля (УТМ).

З метою налагодження механізмів роботи з УТМ в процесі обороту алкогольної продукції в даний момент можливе підключення до ЕГАИС в тестовому режимі до 1 січня 2016 р

Установка УТМ може бути здійснена самостійно без звернення до Росалкогольрегулювання або територіальні органи Росалкогольрегулювання через особистий кабінет на спеціалізованому порталі.

Докладні відеоінструкції з порядком реєстрації в особистому кабінеті   і установкою УТМ для передачі відомостей в ЕГАИС доступні на порталі ЕГАИС.

Якими технічними засобами повинна володіти організація для можливості підключення до ЕГАИС?

Для можливості функціонування УТМ в процесі передачі відомостей в ЕГАИС технічні засоби організацій, що здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організацій громадського харчування), а також індивідуальних підприємців повинні мати наступні характеристики:

Тип обладнання та компоненти	Найменування параметрів і характеристики
Апаратне забезпечення - робоча станція обміну даними
процесор	32 розрядний з частотою 1,9 ГГц і вище
	2 Гб і більше
Мережевий контролер	Ethernet контролер, 100/1000 Mbps, роз'єм RJ45
дисковий накопичувач	Загальний обсяг не менше 50 Gb
криптографічне обладнання	Апаратний крипто-ключ
Програмне забезпечення
Операційна система	Windows 7 Starter і вище
Загальносистемне програмне забезпечення	Java 8 і вище
Програмне забезпечення ЕГАИС	Видається Росалкогольрегулюванням на безоплатній основі і встановлюється самостійно. Встановлення додаткового програмного забезпечення не вимагається
Бухгалтерська програма організації	Повинна мати можливість формувати файл встановленого формату для відправки в ЕГАИС

Які відомості і в який момент необхідно передавати в ЕГАИС?

Перелік відомостей що передаються в ЕГАИС за допомогою УТМ, а також механізми роботи з системою в процесі обігу алкогольної продукції, наведені в технічної документації   для організації, що здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організацій громадського харчування), а також індивідуальних підприємців розташовується в особистому кабінеті на спеціалізованому порталі Росалкогольрегулювання.

Перелік необхідних відомостей і терміни фіксації інформації в ЕГАИС відображені в проектах нормативно-правових актів, розміщених на сайті egais.ru.

Як відображати в ЕГАИС роздрібний продаж пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи?

Відповідно до чинного законодавства Російської Федерації облік обсягів роздрібного продажу пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи в ЕГАИС не потрібно.

У частині відображення факту закупівлі пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи необхідне підключення до ЕГАИС з використанням УТМ.

Чи необхідно відображати в ЕГАИС роздрібний продаж алкогольної продукції в організаціях громадського харчування?

Відповідно до чинного законодавства Російської Федерації облік обсягів роздрібної продажіалкогольной продукції в організаціях громадського харчування в ЕГАИС не потрібно.

У частині відображення факту закупівлі алкогольної продукції необхідно підключення до ЕГАИС з використанням УТМ.

Чи можливо передавати відомості в ЕГАИС за всіма відокремленими підрозділами з однієї робочої станції?

Відповідно до проекту Вимог до технічних засобів фіксації та передачі інформації про обсяг виробництва і обороту алкогольної продукції в єдину державну автоматизовану інформаційну систему   обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції при наявності у організації відокремлених підрозділів - програмно-апаратні засоби організації, передають відомості в ЕГАИС, повинні встановлюватися, передавати відомості і розташовуватися в межах кожного відокремленого підрозділу.

У зв'язку з цим використання однієї робочої станції з встановленим УТМ для передачі відомостей за кількома місцями здійснення діяльності не можливо.

Чи можлива установка індивідуальним підприємцем програмного забезпечення ЕГАИС будинку або необхідно встановлювати УТМ в кожному магазині індивідуального підприємця?

Для індивідуальних підприємців, які здійснюють закупівлю пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи з метою подальшої роздрібного продажу такої продукції, можлива установка однієї робочої станція обміну даними з встановленим УТМ незалежно від кількості місць здійснення діяльності.

Вимог до місця розташування такої робочої станції обміну даними з встановленим УТМ для індивідуальних підприємців Росалкогольрегулюванням не пред'являється.

Чи необхідна установка декількох робочих станцій з встановленим УТМ в одному відокремленому підрозділі, що здійснює кілька видів діяльності та (або) має кілька ліцензій?

У кожному відокремленому підрозділі встановлюється один УТМ незалежно від кількості ліцензій і видів діяльності, що здійснюються цими відокремленими підрозділами.

Яка електронний підпис використовується для роботи з ЕГАИС? Чи потрібно її отримувати на кожне відокремлений підрозділ або в цілому на організацію?

Росалкогольрегулювання приймає посилену кваліфіковану електронний підпис   (УКЕП), видану будь-яким документом з центром, акредитованим Мінкомзв'язку Росії, яка відповідає вимогам федерального закону   від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис».

УКЕП повинна бути встановлена \u200b\u200bна кожному відокремленому підрозділі організації.

Індивідуальні підприємці можуть використовувати одну УКЕП по всіх місцях здійснення діяльності.

Як можна додати контрагента в ЕГАИС не є роздрібним ліцензіатом або ліцензіатом Росалкогольрегулювання? Що робити якщо в довіднику ЕГАИС міститися недостовірні відомості чи організація пропала з довідника ЕГАИС?

Внесення контрагента в довідники ЕГАИС здійснюється на різних рівнях в залежності від здійснюваних видів діяльності та наявності відповідних ліцензій.

Довідкова інформація по організаціям, що здійснюють виробництво та (або) оборот (в тому числі роздрібний продаж) етилового спирту, алкогольної (за винятком пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи) і спиртовмісної продукції в автоматичному режимі синхронізується з відомостями Державного зведеного реєстру виданих , призупинених і анульованих ліцензій на виробництво та обіг етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції.

У разі виявлення в довіднику ЕГАИС недостовірних відомостей щодо організацій, які здійснюють роздрібний продаж алкогольної продукції, необхідно звернутися до органу влади суб'єкта Російської Федерації, який здійснює повноваження з видачі роздрібних ліцензій.

Довідкова інформація по контрагентах чи їхніх відокремлених підрозділах не є ліцензіатами Росалкогольрегулювання або органів влади суб'єктів Російської Федерації може бути додана самостійно через механізм в особистому кабінеті на спеціалізованому порталі Росалкогольрегулювання.

Детальна відеоінструкція по роботі з довідниками ЕГАИС, в тому числі за механізмами додавання контрагента, розміщена на спеціалізованому порталі Росалкогольрегулювання.

У разі наявності в довідниках ЕГАИС одержувача з коректними реквізитами (ІПН, КПП, фактична адреса та інше) можливо використовувати будь-яку відповідну запис в довідниках ЕГАИС.

При відсутності вантажоодержувача продукції в довідниках ЕГАИС - необхідно додати контрагента за допомогою функціоналу, реалізованому в особистому кабінеті на спеціалізованому порталі Росалкогольрегулювання.

Якими нормативними правовими актами регулюється функціонування ЕГАИС в області обороту і роздрібного продажу алкогольної продукції?

Зобов'язання по фіксації в ЕГАИС відомостей організаціями, що здійснюють оборот і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції (в тому числі організаціями громадського харчування), а також індивідуальними підприємцями вступають в силу починаючи з 1 січня 2016 р

Правові основи обігу алкогольної продукції встановлюються Федеральним законом від 22.11.1995 № 171-ФЗ «Про державне регулювання виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції і про обмеження споживання (розпивання) алкогольної продукції» (далі - Федеральний закон).

Правила функціонування ЕГАИС затверджені Постановою Уряду РФ від 25.08.2006 N 522 "Про функціонування єдиної державної автоматизованої інформаційної системи обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції" і застосовуються в частині що не суперечить Федеральному закону.

При цьому нормативно-правова база зараз модернізується. Проекти нормативно-правових актів, що проходять процедури узгодження всередині Росалкогольрегулювання, розміщуються на спеціалізованому порталі.

Нормативні правові акти, що проходять громадське обговорення і інші процедури, необхідні для їх прийняття, розміщуються на офіційному сайті для розміщення інформації про підготовку федеральними органами виконавчої влади проектів нормативних правових актів та результати їх громадського обговорення http://regulation.gov.ru/.

Як зафіксувати початкові залишки алкогольної продукції на 1 січня 2016 г.?

Залишки алкогольної продукції повинні бути внесені в систему ЕГАИС тільки організаціями, що здійснюють оптову реалізацію алкогольної продукції. Необхідність внесення в систему ЕГАИС залишків алкогольної продукції організаціями, що здійснюють роздрібний продаж алкогольної продукції, відсутній.

Проведення в організаціях інвентаризації на 1 січня 2016 роки не вимагається.

Залишки алкогольної продукції знаходяться на складі на 1 січня 2016 року мають бути зафіксовані в системі ЕГАИС до відвантаження алкогольної продукції шляхом:

• отримання накладної від відправника продукції і підтвердженням приходу по ній одержувачем;
• постановки на баланс з помарочним скануванням кожної пляшки, обклеєній федеральної спеціальної або акцизною маркою;
• постановки на баланс в об'ємних показниках, в частині продукції, яка не обклеєна федеральної спеціальної або акцизною маркою (пиво, пивні напої, сидр, Пуаре і медовуха).

Як зафіксувати прихід алкогольної продукції в ЕГАИС?

організації, що здійснюють продаж алкогольної продукції, а також індивідуальні підприємці фіксують в ЕГАИС витратні ТТН. Обсяг відвантаженої продукції резервується на залишках відправника в ЕГАИС.

Організація-одержувач алкогольної продукції (організації, що здійснюють оптову та роздрібну продаж алкогольної продукції (в тому числі організації громадського харчування), а також індивідуальні підприємці) через власну облікову систему, або іншим способом, за допомогою УТМ ЕГАИС отримує всі відправлені на адресу місця здійснення діяльності ТТН .

У разі згоди вантажоодержувача прийняти продукцію, зазначену в ТТН, організація підтверджує отримання. У разі виявлення фактичної недостачі продукції в порівнянні з обсягами, вказаними в електронних накладних, якщо організація бажає прийняти таку продукцію, формується акт розбіжностей з виправленим кількістю. Акт через УТМ потрапляє до відправника продукції, при цьому відправник може погодитися з актом. В цьому випадку з залишку відправника буде списаний лише узгоджений з одержувачем обсяг. У разі незгоди відправника з актом розбіжностей, він відмовляє акт і тоді вся ТТН відмовляється і весь обсяг залишається на залишках відправника.

У разі виявлення фактичного надлишку продукції в порівнянні з обсягами, вказаними в електронних ТТН, якщо організація бажає прийняти таку продукцію, організація-одержувач підтверджує ТТН. На надмірну кількість відправник формує додаткову ТТН.

У разі незгоди прийняти продукцію, зазначену в ТТН, організація-одержувач відмовляє прийшла накладну. Відмовитися продукція залишається на залишках відправника.

Росалкогольрегулювання обробляє всі документи і через УТМ повертає в організації квитанції про фіксацію даних в ЕГАИС.

Які бухгалтерські системи можливо використовувати для роботи з УТМ і які вимоги до них пред'являються?

Для роботи з УТМ можливо використовувати будь-яку наявну (в тому числі розроблену самостійно) систему здатну передавати відомості через УТМ відповідно до формату, представленим в технічних вимогах до УТМ.

Чи повинен вестися журнал роздрібного продажу алкогольної продукції і які технічні засоби необхідні для його ведення в електронному вигляді?

Ведення журналу роздрібного продажу алкогольної продукції, встановлено наказом Росалкогольрегулювання від 19 червня 2015 р № 164 «Про форму журналу обліку обсягу роздрібного продажу алкогольної і спиртовмісної продукції і порядку його заповнення». Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2016 р

Журнал обліку можливо вести вручну, а також з використанням будь-яких технічних і програмних засобів.

У разі використання технічних засобів ЕГАИС реалізована можливість автоматичного формування Журналу обліку через Особистий кабінет.

Чи можливо підключення до ЕГАИС відкласти до 1 липня 2016 року для організаціями, які здійснюють виробництво та обіг пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре, медовухи, і індивідуальними підприємцями, що здійснюють закупівлю пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре, медовухи з метою подальшої роздрібної продажу такої продукції?

Підключення до ЕГАИС має бути здійснено:

• для організацій здійснюють виробництво пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре, медовухи виробничою потужністю більше 300 тис. дал на рік з 1 жовтня 2015 р .;
• для організацій здійснюють виробництво пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре, медовухи виробничою потужністю менше 300 тис. дал на рік з 1 січня 2016 р .;
• для організацій які здійснюють імпорт та обіг пива, пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи з 1 січня 2016 р

До 1 липня 2016 року можлива передача не в повному обсязі зазначеними вище організаціями інформації в ЕГАИС в разі технологічного збою.

Які вимоги встановлені до складських приміщень для установки ЕГАИС?

Умови експлуатації технічних засобів (ТЗ) ЕГАИС, що визначаються Технічними умовами в області виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції в частині оснащення основного технологічного обладнання для виробництва етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, а також обладнання для обліку обсягу обороту і (або ) використання для власних потреб етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції технічними засобами фіксації і передачі інформації про обсяг вироб одеситів і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції в єдину державну автоматизовану інформаційну систему обліку обсягу виробництва і обороту етилового спирту, алкогольної і спиртовмісної продукції, затвердженими наказом Росалкогольрегулювання від 20 лютого 2012 року № 31 (далі - Технічні умови), не встановлюють вимог до приміщення для розміщення ТС ЕГАИС.

Чи необхідно проходити навчання оператора для роботи з ЕГАИС?

У зв'язку з тим, що УТМ передбачає інтеграцію з існуючими програмними і технічними засобами організації - необхідність підвищення кваліфікації або проходження будь-якого іншого навчання персоналом організації, що здійснює оптовий і (або) роздрібний продаж алкогольної продукції, для роботи з власною обліковою системою організація визначає і проводить самостійно.

Отримання сертифікату про проходження курсу професійної підготовки по експлуатації програмних засобів УТМ ЕГАИС на обличчя, його експлуатує не потрібно.

Яка відповідальність передбачена за продаж алкогольної продукції без фіксації інформації в ЕГАИС?

Статтею 26 Федерального закону від 22.11.1995 № 171-ФЗ встановлено, що оборот алкогольної продукції, інформація про яку не зафіксована в ЕГАИС, заборонений.

Відповідно до статті 25 Федерального закону від 22.11.1995 № 171-ФЗ алкогольна продукція підлягає вилученню з незаконного обігу без фіксації і передачі інформації в ЕГАИС.

Порушення порядку обліку алкогольної продукції тягне за собою адміністративну відповідальність відповідно до КоАП РФ.

». Для контролю виконання контрагентами своїх зобов'язання по платежах знадобиться інший звіт - «Дебіторська лист» (докладніше про те, як його сформувати, см.).

Як розраховувати кредитні ліміти

   ), Даними про середньомісячний обсяг продажів, періодичності відвантажень, а також рекомендаціями комерційної служби (при визначенні того, яка частка продукції буде відвантажуватися контрагенту в кредит). Період аналізу - квартал, півроку, рік і більше. Мінімальний крок аналізу в пропонованому інструменті - один місяць (кількість відвантажень в рамках місяця до уваги не береться). Для розрахунку використовується наступна, застосування якої дозволяє оцінювати допустимий розмір дебіторської заборгованості по кожному клієнту виходячи з показників продажів по ньому (фактичних або планованих)

• планований для нього період відстрочки;
• максимальний кредитний ліміт на клієнта відповідно до політики управління ризиками, прийнятої в компанії;
• забезпечення по конкретній операції - застава, банківська гарантія і т. п .;
• кредитну історію даного покупця (скільки триває з ним співпрацю, чи є прострочені платежі і з яких причин, чи виконує клієнт свої обіцянки по оплатах за наявності простроченої дебіторської заборгованості);
• відгуки компаній, які працювали з потенційним покупцем;
• звітність клієнта за поточний і попередній періоди і її якість;
• маржинальність товару, який набуває покупець;
• значення конкретного покупця для діяльності постачальника (стратегічно важливий клієнт чи ні);
• дальність логістики (скільки часу йде товар до клієнта) - швидше за все, на цей час доведеться збільшити відстрочення платежу.

Запропонована методика визначення кредитних лімітів може використовуватися в двох випадках:

• для нових клієнтів. В цьому випадку в розрахунках беруть участь планові дані;
• для покупців, з якими компанія вже працює. При цьому повинно бути встановлено, з якою періодичністю переглядаються кредитні ліміти. Наприклад, умови оплати можуть узгоджуватися в прив'язці до сезону. В період низького попиту потрібно підтримувати обсяг продажів, в зв'язку з чим ліміти і відстрочки можуть бути збільшені. А перед початком високого сезону, навпаки, їх можна зменшити, щоб забезпечити оборотність дебіторської заборгованості. Для компаній, у яких немає яскраво вираженої сезонності продажів, періодичність узгодження лімітів може бути будь-який, наприклад, раз в квартал або раз на півроку. У деяких випадках максимально допустимі суми заборгованості покупців можуть переглядатися індивідуально, наприклад, в разі різкого зростання (падіння) обсягу продажів або при разовому замовленні на велику суму.

Ініціатором перегляду кредитних лімітів (або надання їх новим покупцям) виступає, як правило, комерційна служба. Пропоновані її керівником умови продажів узгоджуються з фінансовою службою, юристами компанії (вони оцінюють пакет документів по новим клієнтам) і генеральним директором.

Як скласти звіт про надані кредитні ліміти

.

У першому стовпці вказується найменування клієнта. При необхідності (наприклад, якщо є схожі назви) можна привести і додаткову інформацію по ньому - ІПН, регіон або місто, номер договору.

У другому стовпці проставляється код ознаки, за яким можна відстежувати зміни кредитного ліміту. Варіанти можуть бути, наприклад, такими:

• 2 - ліміт раніше діючий, який передбачається зменшити;
• 3 - ліміт раніше діючий, який передбачається скасувати;
• 4 - ліміт раніше діючий, який передбачається збільшити;
• 5 - ліміт новий, який пропонується до затвердження.

Мета збільшення лімітів, як правило, - утримання клієнтів, збільшення обсягів продажів. Ліміт залишається без змін у разі, коли ситуація з покупцем стабільна - закупівлі відповідають плану, заборгованість погашається в строк. Причиною зниження лімітів може служити падіння продажів, невиконання клієнтом раніше взятих на себе зобов'язань за планом закупівель або бажання покупця зменшити відстрочку при зниженні ціни.

Кредитний ліміт, який пропонується клієнтові, повинен підкріплюватися обсягом продажів (стовпець 9), який служить основою для розрахунків (див. Формулу.   ). Інформація за обсягом продажів береться з даних управлінського обліку компанії за минулі періоди. Тривалість періоду встановлюється індивідуально, на підставі даних статистики визначається середньомісячний обсяг продажів. Для нових клієнтів (за погодженням з ними) можна використовувати плановий обсяг продажів.

Для розрахунку ліміту дебіторської заборгованості також важливий показник періодичності відвантажень (стовпець 10), що відображає регулярність закупівель по кожному клієнту. По суті це поправочний коефіцієнт для показника середньомісячних продажів, який важливо враховувати при розрахунку ліміту. Наприклад, при аналізі за шість місяців видно, що покупець купує продукцію нерегулярно - в середньому раз в три місяці (т. Е. В двох місцях з шести). Відповідно, поправочний коефіцієнт дорівнює 0,5 (3 міс.: 6 міс.).

   ). У стовпці 11 представлена \u200b\u200bвідстрочка платежу, що відповідає поточному ліміту, зазначеного в стовпчику 18; в стовпці 12 - відстрочка платежу для нового ліміту, зазначеного в стовпчику 19; якщо переглядатися ліміти не будуть, то дані 11 і 12 стовпців збігаються. Показник відстрочки платежу в місцях (коефіцієнт кредитування), представлений в стовпці 15, безпосередньо впливає на розрахунок ліміту дебіторської заборгованості і його зміна. Наприклад, при відстроченні 30 днів коефіцієнт кредитування дорівнює 1 (30 дн.: 30 дн.), Це означає, що дебіторська заборгованість не може перевищувати місячного обсягу продажів; при відстрочці 21 день показник відстрочки в місцях дорівнює 0,7 (21 дн.: 30 дн.), тобто заборгованість покупця не повинна перевищувати 70 відсотків від середньомісячного обсягу продажів.

Плановий темп приросту продажів (стовпець 14) використовується в цілях коригування середньомісячних продажів за минулий період. На його основі розраховується плановий середньомісячний обсяг продажів (який по суті є основою для розрахунку ліміту дебіторської заборгованості).

Останній показник, необхідний для розрахунку кредитного ліміту покупця, - частка продажів на умови відстрочки платежу (відсоток кредитування) (стовпець 16). Цей коефіцієнт відображає умови оплати. Наприклад, згідно з договором відстрочка дається покупцеві на всі 100 відсотків продажів, або 50 на 50, що означає, що 50 відсотків покупець оплачує за фактом, а 50 відсотків - з відстрочкою і т. П. Така практика зустрічається рідко, зазвичай використовується система або повної передоплати, або 100-відсоткової оплати за фактом. Але якщо система часткової передоплати практикується, то нехтувати даними показником не можна, так як, наприклад, при системі 50 на 50 ліміт дебіторської заборгованості повинен бути нижче в два рази (т. К. Кредитується тільки 50 відсотків від суми відвантаження).

Кожен фінансовий директор прагне мінімізувати продажу в борг, так як менш ризиковано працювати з клієнтами по передоплаті. Санкціонуючи відвантаження з відстрочкою (розстрочкою) платежу, керівник розуміє, що існує вірогідність не отримати грошові кошти за продану продукцію або отримати її з простроченням очікуваної дати.

Відмовитися на 100% від відвантажень в борг сучасна компанія не може. Причини зрозумілі: боязнь втратити оптових і постійних покупців, прагнення збільшити лояльність з боку великих бізнес-партнерів, бажання власників і топ-менеджменту компанії максимізувати продажу.

Вихід один - регламентація та встановлення жорстких критеріїв відбору покупців-дебіторів, розрахунок ліміту дебіторської заборгованості та періоду відстрочки.

АВС-АНАЛІЗ ПОКУПЦІВ

В першу чергу фінансовому фахівця потрібно розібратися в клієнтах компанії і зрозуміти справжню значимість кожного покупця. Для цього запрошують відомості по клієнтах у менеджерів по продажах, використовують наявну інформацію про дебіторів: аналізують анкети клієнтів, з'ясовують принципи віднесення покупця до певної категорії, зіставляють дані бухгалтерської звітності про реалізацію і дебіторської заборгованості з аналітикою.

Якщо перед економістом стоїть завдання виробити регламент поставки продукції з відстрочкою платежу або перевірити адекватність діючих лімітів для дебіторів, рекомендується звернутися до елементів АВС-аналізу. В основі аналізу лежить принцип Парето: контроль 20% клієнтів забезпечує 80% обороту (обсягу продажів) компанії.

ЕТО ВАЖЛИВО

Якщо в компанії є аналітика, скільки прибутку приніс кожен клієнт, тоді краще проводити АВС-аналіз не за обсягом продажів, а за сумою прибутку, отриманого від клієнта.

Для аналізу по прибутку необхідно знати собівартість своєї продукції, рівень націнки (рентабельності), розмір знижки кожного клієнта (якщо вона є) в кожному періоді. Коли клієнтська база широка, а ціноутворення у кожній асортиментній позиції різний, то зробити це проблематично. Простіше взяти дані про обсяги реалізації у бухгалтера.

В аналізі АВС виділяють довільну кількість груп   (Як правило, три):

• група А - найбільш цінні клієнти (20% клієнтів забезпечують 80% продажів);
• група В - клієнти середньої важливості (30% клієнтів приносять 15% продажів);
• група С - найменш цінні (50% клієнтів дають 5% продажів).

Можливі й інші варіанти. Все залежить від роботи компанії. Може бути, у вашій компанії 5% клієнтів дадуть 80% продажів.

Відсортуйте клієнтів в порядку убування обсягів продажів (від найбільших до найдрібніших сумами). Підсумуйте обсяги продажів клієнтів в отриманому списку (першого, другого, третього і т.д.) до тих пір, поки сума не досягне 80% від обсягу продажів за період. Всі клієнти, які потрапили в цю групу, відносяться до групи А.

Повторіть те ж дію для решти 20% загального обсягу продажів. Набираємо 15% - це клієнти групи В. Таким чином, 100% - (80% + 15%) \u003d 5%. Цих клієнтів відносимо до групи С.

Розглянемо АВС-аналіз покупців, який провела компанія «Джерело» - виробник очищеної води. Результати аналізу клієнтів за обсягами реалізації представлені в звіті «».

ТОВ «Джерело»

АВС-аналіз покупців за період: 01.07-30.09.2016

№ п / п	покупець		Обсяг реалізації, тис. Руб.	Питома вага, %	Накопичувальний вклад,%	Група
	ТОВ «Константа»
	ТОВ «Корчагін-Груп»
	ТОВ «Альфа-Омега»
	ІП Глазунов А. П.
	ТОВ «Мега»
	ТОВ «Дистриб'ютор»
	ТОВ «Напої-Люкс»
	ИП Кузнецов Т. І.
	ТОВ «Маркет-сіті»
	ТОВ «Фудстріт»
	ІП Бєлова Л. Д.
	ТОВ «Оазис»
	ТОВ «Пікнік-сервіс»
	ТОВ «Преміум-продукти»
	ТОВ «Острів»
	ТОВ «Домінант-Опт»
	ТОВ «Оптовий ЛТД»
	ТОВ «Максимус-продакт»
	ТОВ «Ароматна кава»
	ТОВ «Візит»
	ТОВ «Затишне кафе»
	ТОВ «Околиця»
	ТОВ «У Тетяни»
	ІП Гаврилова А. А.
	ІП Власов К. Н.
	ТОВ «Морський берег»
	ТОВ «Готель»
	ІП Щукіна Т. В.
	ІП Морозов Ф. Н.
	ІП Крюков В. Д.
Разом

Економіст з фінансів Гризлова   О. Н. Гризлова

На підставі АВС-аналізу покупців компанії «Джерело» можна зробити наступні висновки:

• покупці групи С: кожен клієнт вносить в загальний обсяг реалізації менше 1%, більшість - менше 0,5% (найменш цінні клієнти). Якщо даної категорії дозволити працювати з відстрочення, то витрати на управління дебіторською заборгованістю (зарплата фінансового контролера, телефонні дзвінки і т. П.) Будуть занадто високими в порівнянні з обсягом одержуваних коштів. Отже, цим клієнтам відстрочку не дозволяти, розрахунки тільки по передоплаті;
• покупці групи В: надавати відстрочку чи ні, на який період і на яку суму - для цього потрібні додаткові дані, аналітика;
• покупці групи А: даними клієнтам відстрочку платежу вирішувати, але необхідно врегулювати питання, що стосуються строків її надання, і розрахунок лімітної суми дебіторської заборгованості.

КАТЕГОРІЇ КЛІЄНТІВ

Покупців можна розділити на чотири категорії:

1. дрібні оптовики(МО) - дрібні торгові точки, магазинчики. Ці клієнти регулярно закуповують невеликі партії продукції. Мета закупівель - продаж продукції в роздріб. Потенціал зростання є, але обмежений.

Специфіка роботи таких торгових точок: ви привезли товар, з вами розплатився продавець. Якщо замовлення поставляється раз в тиждень, відстрочка повинна бути на 7 календарних днів. Розмір дебіторської заборгованості— це розмір замовлення.

Можливі варіанти, які залежать від специфіки ринку, сформована практика ділового обороту:

• торговий представник приймає замовлення і забирає «дебіторку» в один день, експедитор привозить товар в інший день;
• все виконується в один день.

Період відстрочки багато в чому визначається логістичними можливостями роботи вашої компанії і конкретним географічним розташуванням торгової точки. Якщо ваші торгові представники їздять в дану частину міста два рази в тиждень - період відстрочки 4 календарних дні, один раз в тиждень - 7 днів. Якщо ви робите доставку в віддалену частину міста, передмістя один раз в два тижні, то період відстрочки - 14 календарних днів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Потрібно дотримуватися цього принципу, щоб уникнути внутрішніх конфліктів між фінансовими фахівцями і менеджерами з продажу, відповідальними за збір дебіторської заборгованості.

2. кінцеві споживачі (КП) - готелі, кафе, ресторани, піцерії, кейтерингові компанії. Мета закупівель - продаж придбаної продукції в складі своєї продукції / послуг. Потенціал зростання обмежений.

Специфіка бізнесу інша, але дана категорія збільшить закупівлі у вашій компанії, якщо відмовиться від інших постачальників. Розрахунки з категорією кінцевих споживачів не проблема, тому застосовуються інші принципи для розрахунку термінів відстрочки і ліміту дебіторської заборгованості.

3. внутрішнє споживання (ВП) - підприємства, які закуповують продукцію не для подальшого продажу, а для споживання своїми співробітниками. Потенціал зростання практично відсутня. Як правило, такі замовники користуються послугами одного постачальника (наприклад, доставка питної води в офіс).

Співпраця з даною категорією не має стратегічного, вагомого маркетингового значення, тому якщо клієнт категорії ВП згідно АВС-аналізу належить до групи В, то відстрочку йому не надавали, то працювати по передоплаті.

4. Великооптові, дистриб'юторські компанії(ДО) - закуповують продукцію з метою подальшого перепродажу дрібнішими оптовими партіями або в роздріб. Часто такі клієнти мають власну торговельну мережу (широку клієнтську мережу). За кожним покупцем даної категорії закріплюють менеджера з продажу.

Для віднесення покупця до цієї категорії компанії можуть встановити мінімальний обсяг закупівель. Представники категорії ДО наполягатимуть на максимальній відстрочення - як за термінами, так і за сумою. Такі компанії прагнуть платити виробникам грошима за їх перепродати продукцію. Це типові представники групи А.

ЦЕ ВАЖЛИВО

РОЗРАХУНКИ ДЛЯ КАТЕГОРІЇ ПОКУПЦІВ «ДРІБНИЙ ГУРТ»

Розглянемо приклад розрахунку лімітів по дебіторської заборгованості для торгових точок категорії МО (див. Форму « Розрахунок кредитних лімітів для категорії покупців“дрібний опт”»).

ТОВ «Джерело»

Розрахунок кредитних лімітів для категорії покупців «дрібний опт»

Дата: 01.10.2016

№ п / п	покупець		Група АВС		Періодичність відвідування торгової точки	Обсяг реалізації за попередні три місяці (01.04-30.06.2016), тис. Руб.	Рішення про кредитну політику
							встановити період відстрочки (гр. 8 \u003d гр. 6)	середньомісячна сума відвантаження, тис. руб.		ліміт дебіторської заборгованості на прийнятий період відстрочки, тис. руб.	фіксація ліміту, руб.
	ИП Кузнецов Т. І.				1 раз в тиждень		7 календ. днів
	ІП Бєлова Л. Д.				2 рази на тиждень		4 календ. дня
	ТОВ «Преміум-продукти»				1 раз в два тижні		14 календ. днів
Разом

Економіст з фінансів Гризлова   О. Н. Гризлова

У графі 6 вказана періодичність відвідування торгової точки. Відповідно до цієї графою приймається рішення про період відстрочки (гр. 8). Економісту важливо знати специфіку побудови маршрутів торгових представників, з'ясувати у начальника торгового відділу, супервайзерів справжній стан справ.

Часто економісту говорять одне (як повинно бути), а в реальності стан справ інше. Якщо торгових точок в категорії МО багато, вони займають значну питому вагу як в обсязі реалізації, так і в обсязі дебіторської заборгованості, то економісту потрібно один раз проїхати по маршруту торгового представника, побачити процес збору «дебіторки», перш ніж зафіксувати методику розрахунку в Положенні про кредитну політику.

Для розрахунку ліміту дебіторської заборгованості взятий обсяг реалізації по кожній торговельній точці за останні шість місяців (гр. 5, 7), виведена середньомісячна сума відвантаження (гр. 9). Так як передбачається зростання обсягу продажів, то середньомісячна сума відвантаження збільшується на плановане зростання обсягу продажів (наприклад, торгова точка замовить товару на 20% більше) (гр. 10). За допомогою цієї графи можна передбачати сезонні зміни попиту, збільшення відпускних цін, Які тягнуть за собою збільшення вартості замовлення і суми дебіторської заборгованості.

Обсяг продажів напоїв, води збільшується в літні місяці. Якби розрахунок зробили в березні і економіст мав статистику продажів за зимовий і весняний періоди, то в графу 10 можна було б закласти збільшення сезонного попиту (наприклад, на 50%).

Якщо фахівці компанії знають, що буде спад, в графу 10 можна закласти очікуване зниження, наприклад, на 40%, в порівнянні із середнім значенням за попередні шість місяців.

ЦЕ ВАЖЛИВО

Встановіть правило: більше одного замовлення в борг не давати.

У графі 11 середньомісячна сума перерахована на прийняті календарні дні відстрочки. Для підприємця Кузнєцова Т. І. (гр. 12):

18,18 тис. Руб. / 30 днів у місяці × 7 (термін відстрочки) \u003d 4,242 тис. Руб. (Округлено - 4300 руб.).

Таким чином, для Кузнєцова Т. І. встановлено:

• максимальний ліміт відвантаження в борг - 4300 руб .;
• термін відстрочки - 7 календарних днів від дати поставки.

Розрахунок слід перевірити двома способами:

• порівняйте отриману суму (4300 руб.) з сумами останніх замовлень даної торгової точки. Якщо 4300 більше вартості кожного з них, розрахунок виконаний логічно правильно;
• 4300 руб. × 4 \u003d 17 200 руб. (4 - кількість відвідувань торгової точки: щотижня, тобто 4 рази на місяць).

Отримані 17,2 тис. Руб. більше середньомісячної суми відвантаження (15,5 тис. руб.) - розрахунок правильний.

РОЗРАХУНОК ЛІМІТІВ ДЛЯ КАТЕГОРІЙ «КІНЦЕВІ СПОЖИВАЧІ» І «ДИСТРИБ'ЮТОРИ, ОПТОВИКИ»

Щоб виробити умови відвантаження з відстрочкою платежу категоріям ДО і КП, потрібно оперувати такими даними:

• період роботи з покупцем (чим довше працюєш з клієнтом, тим більше знаєш його платіжну дисципліну);
• період існування підприємства-клієнта (кількість років з моменту його реєстрації);
• платіжна дисципліна (чи є у клієнта прострочена дебіторська заборгованість або заборгованість «старше» певного періоду, наприклад понад три місяці);
• середній обсяг закупівель клієнта за період (квартал, рік) або питома вага закупівель клієнта в загальному обсязі реалізації підприємства;
• значимість клієнта;
• місцеположення клієнта;
• належність клієнта до перспективного каналу збуту або ринку;
• вигідність клієнта;
• середній термін прострочення по клієнту в днях;
• кількість відвантажень, за якими прострочено платіж.

На підставі перерахованих даних спеціаліст з фінансів становить Розрахунок кредитних лімітів для категорій« кінцеві споживачі », « дистриб'ютори, оптовики».

Графи 1-13 даного звіту інформаційні, на їх основі роблять розрахунки (гр. 14-16), приймають рішення (гр. 18 і 19).

У графі 14 виведений середньомісячний обсяг реалізації. За аналогією з графою 10 Розрахунку кредитних лімітів для категорії покупців «дрібний опт» в графі 15 середньомісячний обсяг збільшено на бажаний 20% -вий приріст. Наприклад, очікується збільшення на 10% обсягу замовлень і збільшення на 10% відпускної ціни через зростання виробничих витрат (разом - 20%).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Для подальших розрахунків потрібно знати, з якою періодичністю відвантажується кожен клієнт і типовий представник групи А і В.

Термін відстрочки можна встановити виходячи з часу між відвантаженнями, Щоб до моменту приїзду за наступним замовленням попередня поставка вже була оплачена. Однак часто великі покупці, до яких відносяться представники категорій КП і ДО, можуть відвантажуватися один і кілька разів в тиждень. Якщо вважати термін від одного до іншого відвантаження, вийде дуже короткий проміжок, а адже це головні клієнти для компанії.

Важливо знати специфіку роботи дистриб'ютора.Окремі з них не приховують, що постачають вашу продукцію своїм клієнтам з відстрочкою в 5 банківських днів, тому від вашої компанії їм потрібно мінімум 8 банківських днів (5 + 3) для проведення оплати.

ТОВ «Джерело»

Розрахунок кредитних лімітів для категорій «кінцеві споживачі», «дистриб'ютори, оптовики»

Дата: 01.10.2016

№ п / п

покупець

Група АВС

Обсяг реалізації за 01.07-30.09.2016, тис. Руб.

Питома вага в реалізації,%

Період роботи з покупцем, міс.

Прострочена дебіторська заборгованість на дату розрахунку, тис. Руб.

Середній термін прострочення на дату розрахунку, дн.

Кількість відвантажень, за якими прострочено платіж на дату розрахунку

Наявність фактів прострочення оплати з початку року, кількість / термін

Дебіторська заборгованість старше 30 днів (VIP-поставка), тис. Руб.

Належність покупця до стратегічно важливого каналу збуту

Розрахунки типових кредитних лімітів

Прийнято рішення

середньомісячний обсяг реалізації, тис. руб.

умовна середньомісячна сума реалізації з потенціалом зростання 20%, тис. руб.

кредитний ліміт при оплатах: А - два рази на місяць, В - чотири рази на місяць, тис. руб.

типовий період відстрочки по групам покупців, календ. днів

фіксація максимального ліміту, руб.

термін відстрочки

ТОВ «Константа»

1 раз / 2 дня

ТОВ «Корчагін-Груп»

ТОВ «Альфа-Омега»

ІП Глазунов А. П.

2 рази / 4 дня

ТОВ «Мега»

ТОВ «Дистриб'ютор»

ТОВ «Напої-Люкс»

ТОВ «Маркет-сіті»

4 рази / 10 днів

ТОВ «Фудстріт»

ТОВ «Оазис»

ТОВ «Пікнік-сервіс»

Разом

Економіст з фінансів Гризлова   О. Н. Гризлова

Ще один обмежувач з практики будь-якого фінансиста - не давати клієнтам відстрочку більше двох тижнів. Це обумовлено тим, що потрібно два рази в місяць платити зарплату, оплачувати податки, електроенергію, не кажучи про власні постачальників.

Припустимо, у вашого клієнта виникли труднощі з платоспроможністю. Якщо період відстрочки місяць, то ви дізнаєтеся про це тільки через місяць, коли він вам не заплатить, а для вас ця сума критична (чекали для виплати зарплати). А якби дізналися про проблеми, наприклад, через два тижні, то скарбник зарезервував б суму на розрахунковий рахунок для виплати зарплати, ви припинили б відвантаження в борг. Сума дебіторської заборгованості, яка ризикує перейти в категорію безнадійної, була б менше в два рази.

На підставі перерахованих положень в компанії прийнято рішення за максимальними відстрочень:

• група А - 14 календарних днів від дати відвантаження (за інших ідеальних умовах (гр. 8-13));
• група В - 7 календарних днів.

Відповідно, при розрахунку ліміту дебіторської заборгованості прийнято, що клієнт повинен розплатитися:

• група А - два рази на місяць (тому в графі 16 умовна середньомісячна сума ділиться на 2);
• група В - один раз в тиждень, тобто чотири рази на місяць (тому в графі 16 умовна середньомісячна сума ділиться на 4).

Згідно АВС-аналізу клієнти груп А і В - це в цілому 95% всього обсягу реалізації. Компанія не може дозволити собі відвантажувати такий обсяг продукції з відстрочкою, тому для категорії В встановлено: 50% - передоплата, 50% - відстрочка. Це доцільно, тому що жоден з клієнтів групи В не приносить компанії більше 3% обсягу виручки.

Для ТОВ «Напої-Люкс» розрахунок виглядає так:

23,6 тис. Руб. / 4 × 50% \u003d 2,95 тис. Руб. (З округленням - 3000 руб.).

Сума ліміту і термін відстрочки, прийняті керівництвом на підставі розрахунку, зазначаються відповідно в графах 18 і 19.

Період відстрочки платежу і ліміт дебіторської заборгованості по клієнтах, яким допускається відвантаження в борг, вказані в формі « Розрахункові ліміти дебіторської заборгованості на жовтень 2016 р.».

Розрахункові ліміти дебіторської заборгованості на жовтень 2016 р

№ п / п	покупець		Група	Ліміт дебіторської заборгованості, руб.	Максимальний термін відстрочки, календ. днів
	ТОВ «Константа»
	ТОВ «Корчагін-Груп»
	ТОВ «Альфа-Омега»
	ІП Глазунов А. П.
	ТОВ «Мега»
	ТОВ «Дистриб'ютор»
	ТОВ «Напої-Люкс»
	ИП Кузнецов Т. І.
	ТОВ «Маркет-сіті»
	ТОВ «Фудстріт»
	ІП Бєлова Л. Д.
	ТОВ «Преміум-продукти»

Начальник фінансового відділу Дюжева   Д. К. Дюжева

Економіст з фінансів Гризлова   О. Н. Гризлова

З розрахунком ознайомлений:

Керівник відділу продажу Петров   Е. М. Петров

ТОВ « Константа»- мала місце незначна прострочення, викликана помилками в роботі персоналу даної компанії ( важливо перед прийняттям рішень знати причини прострочень своїх клієнтів). У цього клієнта найбільший обсяг відвантаження, тому йому встановлено максимально допустимий розрахунковий ліміт.

ТОВ« Корчагін-Груп»- за замовчуванням прийнято термін відстрочки в 14 днів. Компанія співпрацює з даним клієнтом 46 місяців, в 2016 р це перше порушення, тому підстав для урізання лімітів немає. Однак потрібно заборонити таку відвантаження до з'ясування причин ненадходження оплати і отримання дебіторської заборгованості. Якщо порушення буде істотним, переглянути кредитне рішення, перевести на передоплату.

ТОВ « Альфа-Омега»- порушень немає, ідеальний приклад, прийняті розрахункові значення.

Підприємець Глазунов А. П. - порушення були, визнані несуттєвими, термін співробітництва тривалий (32 міс.), Тому ліміти відповідають типовим розрахунками.

ТОВ « Мега»- клієнт представляє мережу готелів, стратегічно важливий. За ним числиться непрострочена дебіторська заборгованість терміном понад 30 днів (50 тис. Руб.). Клієнт віднесений до групи А. Розрахунковий ліміт - 41 тис. Руб. (Додатковий до вже існуючої заборгованості).

ТОВ « дистриб'ютор»- прострочена оплата двох відвантажень, термін співробітництва нижче, ніж з іншими представниками групи А (15 міс.). Необхідно провести переговори, з'ясувати причини, призупинити відвантаження до погашення заборгованості. Сума простроченої заборгованості менше розрахункового ліміту. За порушення платіжної дисципліни ліміт знижено до 20 тис. Руб., Відстрочка - 7 календарних днів.

ТОВ « Маркет-сіті»- істотні порушення мали місце, була прострочена оплата 4 відвантажень, термін прострочення - 10 днів, тому ліміти знижені в два рази.

ТОВ « Фудстріт»- клієнт стратегічно важливий, але має тривалу прострочення (15 днів). Потрібно з'ясувати причину прострочення. Даному клієнтові не відвантажувати в борг наступні замовлення до погашення заборгованості. Передоплата, поки не погасить борг. Після погашення заборгованості допускається робота по розрахунковим лімітами.

ТОВ « оазис», ТОВ « Пікнік-сервіс»- компанії категорії КП (група В). Якщо обсяг реалізації за три місяці менше 100 тис. Руб., У відстроченні відмовляти. Якщо виберуть продукції на 100 тис. Руб., Розглянути питання про надання відстрочки.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Наведені в графах 18 і 19 ліміти - максимально допустимі. Менеджери з продажу мають право укладати договори з клієнтом на більш вигідних умовах. Відповідальність несе начальник відділу продажів.

Якщо по ТОВ «Альфа-Омега» встановлено максимальний ліміт дебіторської заборгованості в сумі 62 500 руб., То це не означає, що даній фірмі можна зробити три поставки з відстрочкою платежу на 62,5 тис. Руб. кожна. Це означає, що всі три відвантаження не повинні перевищувати 62,5 тис. Руб. Якщо клієнт замовляє продукції більше, то він повинен погасити наявну заборгованість або зробити передоплату за новими замовленнями.

Важлива деталь:   якщо ваші клієнти звикли бути на відстрочку місяць, зробіть початковий регламентний розрахунок на місяць; якщо звикли платити щотижня, то спочатку ділите середньомісячну суму на 4 (гр. 15-17).

Представлені в розрахунках дані клієнтоорієнтовані. Можна сказати, що вони занадто ризиковані для компанії, але спрямовані на утримання клієнтів.

Середньомісячний обсяг продажів - 656,9 тис. Руб. (1970,8 / 3).

Співвідношення обсягу реалізації і максимально допустимої дебіторської заборгованості: 656,9 / (304,4 + 10) \u003d 2,1.

З цього виходить що 50% продукції компанія продає з відстрочкою платежу. В таких умовах необхідно:

1) чітко контролювати терміни погашення;

2) оперативно реагувати на найменші порушення.

Фінансовий відділ робить розрахунки щомісячно. Якщо в форму «Розрахункові ліміти дебіторської заборгованості» покупець не потрапляє - передоплата; якщо перша поставка, клієнт новий - передоплата протягом місяця.

КРЕДИТНА ПОЛІТИКА

Запропоновані розрахунки дозволяють компанії вибудувати по клієнтам певну кредитну політику і обгрунтувати встановлені ліміти дебіторської заборгованості.

Уявімо приклад Положення про встановлення лімітів дебіторської заборгованості при поставках продукції з відстрочкою.

Положення про встановлення лімітів дебіторської заборгованості

при поставках продукції покупцям в борг (з відстрочкою платежу)

З метою регламентації порядку поставки продукції з відстрочкою (розстрочкою) платежу начальник відділу продажів привласнює покупцям категорію:

• дрібнооптові покупці (МО) - купують продукцію з метою продажу на своїй торговельній площі. До даної категорії відносять торгові точки, невеликі магазини з обсягом реалізації продукції до 80 тис. Руб. за квартал. Продажі, приймання замовлень, доставка продукції, моніторинг дебіторської заборгованості покупців, віднесених до категорії МО, несуть торгові представники;
• покупці - кінцеві споживачі продукції (КП). До категорії відносять суб'єкти господарювання в сфері громадського харчування: готелі, кафе, ресторани, столові, кейтерингові компанії і т. Д. Мета закупівель - продаж продукції компанії в складі своєї продукції / послуг;
• внутрішнє споживання (ВП) - суб'єкти господарювання, які купують продукцію не для продажу, а для споживання всередині компанії (в основному для забезпечення питних потреб власних співробітників);
• великооптові, дистриб'юторські компанії (ДО) - закуповують продукцію з метою подальшого перепродажу дрібнішими оптовими партіями або в роздріб. Для отримання категорії ДО клієнт зобов'язаний закупити продукції на суму мінімум 80 тис. Руб. за три місяці.

2. Управління групами клієнтів.

Для визначення переліку покупців, яким допускається продаж з відстрочкою платежу, економіст з фінансової роботи щомісяця проводить АВС-аналіз покупців за обсягом реалізації за останні три місяці (форма «АВС-аналіз покупців за період: ________»).

Розподіл клієнтів на групи виконується в таких пропорціях:

• група А - 80% обсягу реалізації;
• група В - 15% обсягу реалізації;
• група С - 5% обсягу реалізації.

Клієнтам, які за результатами АВС-аналізу віднесені до групи С, відвантаження з відстрочкою платежу заборонена.

3. Розрахунок лімітів дебіторської заборгованості по категорії дрібнооптових покупців (МО).

Розрахунок виконується згідно з формою «Розрахунок кредитних лімітів для категорії покупців" дрібний опт "».

При розрахунках кредитних лімітів економісту слід керуватися наступними правилами:

• період відстрочки повинен бути дорівнює періоду (частоті) відвідувань торгової точки торговим представником компанії, але не більше 14 календарних днів від дати поставки;
• розмір дебіторської заборгованості - це середня вартість замовлення даної торгової точки.

В ліміт дебіторської заборгованості щомісяця закладається відсоток змін (зростання / спад) обсягу продажів, збільшення ціни, надання сезонних знижок (гр. 10). Перед використанням відсотка в розрахунках цей показник узгоджується з головним бухгалтером, начальником відділу продажів, начальником фінансового відділу.

4. Розрахунок лімітів дебіторської заборгованості за категоріями «кінцеві споживачі» (КП) і «дистриб'ютори, оптовики» (ДО).

Розрахунок виконується згідно з формою «Розрахунок кредитних лімітів для категорій" кінцеві споживачі "," дистриб'ютори, оптовики "».

В ліміт дебіторської заборгованості щомісяця закладається відсоток змін (зростання / спад) обсягу продажів, збільшення ціни, надання сезонних знижок (гр. 15). Перед використанням відсотка в розрахунках цей показник узгоджується з головним бухгалтером, начальником відділу продажів, начальником фінансового відділу.

Максимальний період наданої відстрочки не може перевищувати:

• група А - 14 календарних днів від дати відвантаження;
• група В - 7 календарних днів від дати відвантаження.

Період відстрочки може бути скорочений, якщо:

• компанія працює з покупцем менше шести місяців;
• на дату розрахунку лімітів покупець має прострочену дебіторську заборгованість по більш ніж двом постачання і більш ніж на 5 банківських днів;
• протягом року у покупця були прострочення оплати.

Для клієнтів групи В встановлений порядок розрахунків:

• 50% - передоплата вартості замовлення;
• 50% - відстрочка.

Зазначені 50% відстрочки не повинні перевищувати встановлені ліміти дебіторської заборгованості за термінами і сумі.

За категорією КП: якщо обсяг закупівель за три місяці менше 100 тис. Руб., Відстрочка заборонена, відвантаження повинна виконуватися на умовах передоплати. Після реалізації продукції на суму 100 тис. Руб. і більше розглядається питання про надання відстрочки.

Якщо клієнт визнаний стратегічним партнером і за ним числиться непрострочена дебіторська заборгованість, то розрахунковий ліміт згідно графам 16 і 18 - це додатковий ліміт до вже існуючої дебіторської заборгованості з ознакою VIP-поставка. У всіх інших випадках сума всіх поставок покупцеві не повинна перевищувати встановлений ліміт дебіторської заборгованості.

Якщо термін оплати не настав, за покупцем числиться дебіторська заборгованість в максимально допустимої сумі і він бажає придбати додаткову продукцію, то така поставка виконується на умовах передоплати або клієнт повинен погасити дебіторську заборгованість раніше регламентованого терміну.

Ліміти в графах 18 і 19 - це максимально допустимі значення. Менеджери з продажу мають право укладати договори з клієнтом на більш вигідних для компанії умовах. Чим коротший період відстрочки, тим менше сума дебіторської заборгованості.

Відповідальність за всі операції з поставки продукції з відстрочкою платежу несе начальник відділу продажів.

5. Порядок відвантаження.

Накладна на поставку продукції з відстрочкою платежу виписується бухгалтером на підставі Дозволу на відвантаження (Додаток).

Дозвіл на відвантаження - документ, що оформляється менеджером відділу продажів на підставі надійшов від покупця замовлення і укладеного договору.

У дозволі на відвантаження вказується:

• асортимент продукції або посилання на заявку, замовлення клієнта;
• вартість замовлення;
• договір, укладений між компанією і покупцем, на підставі якого виконується відвантаження.

Дозвіл на відвантаження підписують менеджер відділу продажів, відповідальний за відвантаження, і начальник відділу продажів.

Менеджер відділу продажів подає дозвіл на відвантаження економісту фінансового відділу мінімум за 24 години до запланованого терміну відвантаження.

Економіст фінансового відділу, отримавши дозвіл на відвантаження, перевіряє:

• чи не значиться за даними клієнтом прострочена дебіторська заборгованість;
• чи є порушення інших фінансових зобов'язань з боку контрагента;
• наявність укладеного договору на відстрочку платежу;
• дозволена чи клієнту відвантаження з відстрочкою платежу, чи є на нього розрахункові ліміти (термін, сума) дебіторської заборгованості, чи відповідає планована відвантаження розрахунковим умовам, чи не перевищено ліміт з урахуванням поточної дебіторської заборгованості клієнта;
• чи відповідають умови в договорі на відстрочку умов планованої поставки (асортимент, загальна сума, термін оплати).

Якщо всі умови дотримані, економіст підписує Дозвіл на відвантаження, ставить штамп «Відвантаження дозволена» і повертає його менеджеру з продажу.

Якщо умови надання відстрочки платежу не дотримані, економіст повертає Дозвіл на відвантаження без підпису фінансового відділу і штампа. Угода передається на врегулювання начальнику відділу продажів.

6. Заключні положення.

Ліміт дебіторської заборгованості і максимальний термін відстрочки по кожному покупцеві заносяться у відомість «Розрахункові ліміти дебіторської заборгованості на ________». Відомість стверджується директором компанії.

Начальник відділу продажів знайомиться з розрахунковими лімітами на поточний місяць, ставить у відомості свою візу.

Фінансовий відділ виконує розрахунки лімітів дебіторської заборгованості щомісяця.

Якщо покупець до списку не потрапив, відвантаження виконувати тільки на умовах передоплати. Якщо планується перша поставка новому клієнтові - протягом місяця передоплата, далі клієнт буде брати участь в розрахунках в загальному порядку. З покупцем, котрі допустили прострочення, необхідно провести переговори, з'ясувати причини, узгодити нові терміни платежів.

Покупцям з простроченою дебіторською заборгованістю відвантаження в борг заборонена.

погоджено:

Головний бухгалтер Селіщева   Н. Ф. Селіщева

Начальник фінансового відділу Дюжева   Д. К. Дюжева

Керівник відділу продажу Петров   Е. М. Петров

Проект положення розробив:

Економіст з фінансів Гризлова   О. Н. Гризлова

Дозвіл на відвантаження № 105 від 03.10.2016

Клієнт, з яким планується поставка з відстрочкою платежу	ТОВ «Корчагін-Груп»
Планова дата відвантаження
Сума клієнтського замовлення, що відвантажується в борг
період відстрочки	10 календарних днів від дати поставки
	№ 115 від 20.02.2016
Менеджер, відповідальний за відвантаження
	О. Р. Кирилов	Кирилов
Керівник відділу продажу
	Е. М. Петров	Петров
Умови угоди на відповідність до Положення про встановлення лімітів дебіторської заборгованості перевірені
	О. Н. Гризлова	Гризлова
	Відвантаження дозволено

Чому важливий цей момент, тому що за порушення ліміту готівкових розрахунків можливий штраф на компанію до 50 000 руб., На директора - від 4000 до 5000 руб. (Ч. 1).

При розрахунках готівкою діє ліміт в 100000   руб. Про це сказано в п. 6. Але на практиці не завжди ясно, як цей ліміт розрахувати. Наприклад, часто виникають такі ситуації: які суми потрібно враховувати, щоб не порушити ліміт, якщо сторони не оформили договір на папері? Або коли замість одного договору оформили кілька однотипних, щоб розбити платежі і зробити їх менше 100000 крб.?

Яка відповідальність за недотримання величини готівкових розрахунків?

У 2017 році ІП сплатив постачання готівкою за одним договором в розмірі понад 100 000 руб. Яка відповідальність йому загрожує?

Якщо підприємець придбав товари не для своїх особистих потреб, то за порушення ліміту розрахунку готівкою штраф загрожує як йому самому, так і постачальника. Але оскільки за це правопорушення ИФНС Росії може оштрафувати тільки протягом двох місяців з дня його вчинення, штраф підприємцю не загрожує.

Ліміт розрахунків готівкою коли немає письмового договору або багато однотипних договорів

Ліміт слід вважати по кожному відвантаженню окремо. Як уже згадувалося вище, обмеження по сумі при розрахунках готівкою діє в рамках одного договору (П. 6 Вказівки Банку Росії від 7 жовтня 2013 р № 3073-У). Але, часто, при взаєморозрахунках організації не оформляють договір в простій письмовій формі. Це і не обов'язково робити (п. 3) в разі, коли постачальник виставляє рахунок на оплату, а потім відвантажує покупцеві товари за накладною. В цьому випадку ліміт потрібно вважати за кожному відвантаженню товарів.

Якщо постачальник виписує покупцю рахунок, в якому вказані найменування і кількість товарів, то цей документ є офертою, тобто пропозицією укласти договір. Оплата рахунку означає, що покупець прийняв пропозицію на угоду і згоден з ціною (п. 1,). Тому в таких ситуаціях прийнято вважати, що організації і укладають разові угоди купівлі-продажу

Примітка: Постанова Восьмого арбітражного апеляційного суду від 17 грудня 2013 у справі №

Таким чином, покупець може сплатити товари готівкою, якщо їх сумарна вартість за накладною не перевищує 100000 крб.

Важливо мати на увазі, що з боку податкових органів все-таки можуть бути претензії, якщо у організації або ІП є довгостроковий договір поставки. Тоді безпечніше визначати ліміт за цим договором з урахуванням всіх разових поставок товарів. Інакше інспектори можуть оштрафувати покупця або постачальника. Втім, якщо в накладних і рахунках-фактурах постачальник не наводить посилання на основний договір, то штраф можна оскаржити в суді постанову Третього арбітражного апеляційного суду від 9 квітня 2013 у справі №

Ліміт розрахунку готівкою, коли полягає багато однотипних договорів

У господарській практиці часто оформляються кілька схожих договорів з метою збільшити граничний розмір розрахунків готівкою. Це небезпечно, тому що інспектори в таких ситуаціях вважають, що сторони в дійсності уклали одну угоду, просто формально підписали кілька контрактів. Тому вимагають сплатити штраф, якщо загальна сума готівкових платежів за вказаними договорами перевищує 100000 крб. Хоча судді в таких випадках нерідко підтримують компанії

Примітка: Постанова Другого арбітражного апеляційного суду від 5 квітня 2012 р справі № А28-298 / 2012

Але щоб не сперечатися з податківцями, умови договорів - найменування товарів, сума, терміни поставки - повинні відрізнятися. Крім того, розрахунки за кількома схожим договорами краще не проводити одночасно.

Ще компанії укладають додаткові угоди до договору, так як вважають, що за кожним такою угодою ліміт готівкових розрахунків потрібно вважати окремо. Однак додаткову угоду є частиною основного договору. Тому, навіть якщо сторони збільшать в додатковій угоді обсяг поставки, розмір ліміту не зміниться.

Покупець перераховує оплату декількома платежами в різні дні

Часто помилково вважають, що ліміт діє при розрахунках протягом одного дня. Тому перераховують оплату контрагенту декількома платежами, наприклад, протягом тижня. Однак ліміт поширюється на один договір і від періодичності платежів не залежить. Але якщо з контрагентом уклали кілька різних договорів, то компанія має право розраховуватися за ним на суму понад 100000 крб., В тому числі протягом дня.

Розрахунок готівкою при довгострокових договорах

Навіть якщо компанії уклали договір терміном на рік і більше, ліміт готівкових розрахунків становить 100000 крб. за весь період його дії. Наприклад, продавець щомісяця відвантажує компанії товари. В цьому випадку для цілей розрахунку ліміту потрібно підсумовувати вартість кожної поставки. Інакше інспектори вправі оштрафувати компанію.

Чи потрібно дотримуватися ліміт готівкових розрахунків при витрачанні співробітником підзвітних коштів?

Все залежить від того, на які цілі співробітник витрачає підзвітні кошти. Якщо за рахунок, співробітник від свого імені оплачує надані йому послуги (наприклад, під час службового відрядження), не застосовується. Якщо співробітник використовує підзвітні суми для розрахунків за договорами, які він укладає від імені організації за дорученням (або за вже укладеними договорами), ліміт розрахунків готівкою повинен дотримуватися. Такі висновки випливають з абзаців 1 і 4 вкажіть свій запит