Зразок заповнення штатного розташування. Відомість заміни посад у штатному розкладі Штатна відомість

Штатна розстановкане є обов'язковим документом для організацій, за її відсутність роботодавці не несуть відповідальності. Але багато кадрових співробітників, оцінивши всю користь від застосування цього документа, продовжують його оформлювати. Що таке штатна розстановка? З якою метою складається цей документ? Відповіді на ці та інші питання – у нашому матеріалі.

Штатна розстановка

Штатна розстановка, зразок заповнення якої можна знайти нижче, є кадровим документом, складеним на основі штатного розкладу. У ній зазначено, які із затверджених у штатному розкладі посад уже зайняті. Біля кожної зайнятої посади прописано П.І.Б. співробітника та його оклад. Також із документа можна дізнатися, які посади поки що залишаються вільними.

Уніфікованої форми штатного розстановки та офіційних вимог щодо її заповнення не існує. Кожна організація може самостійно розробити її та затвердити внутрішнім наказом. За основу зазвичай беруть уніфіковану форму № Т-3 штатного розкладу (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1) та доповнюють її необхідними відомостями, що дозволяють значно спростити відстеження кадрових пересувань.

Які відомості містить документ:

Перелік структурних підрозділів.

Перелік штатних одиниць з прізвищем співробітників.

Розмір тарифної ставки (окладу) кожного.

Додаткові відомості чи примітки.

Які завдання допомагає вирішити штатне розміщення

Головна мета складання документа – відстеження вакантних посад та визначення потреби організації у персоналі. Крім того, використання штатного розстановки допомагає вирішити такі завдання:

визначити наявність вакантних місць;

встановити кількість пенсіонерів та інвалідів у штаті;

проаналізувати «вилку» окладів тощо.

У компаніях з великою кількістю працівників та постійною «плинністю» складання штатної розстановки буде особливо актуальним. Якщо якась посада звільняється – співробітник відділу кадрів за допомогою цього документа зможе легко підшукати відповідну кандидатуру на вакантне місце з числа співробітників.

Штатна розстановка та штатний розклад: у чому відмінність?

Призначення цих документів є різним. Штатний розклад застосовується для затвердження кількості працівників відповідно до наявного обсягу роботи. У документі вказують посади, необхідну кількість працівників та розмір тарифної ставки. Штатний розклад обов'язково до ведення в організації та має затверджену форму.

Штатна розстановка носить виключно інформаційний характер, відомості, що містяться в ній, використовуються не тільки для відстеження плинності, але і для спрощення складання планової звітності. Крім переліку посад та тарифних окладів у розстановці фіксуються П.І.Б. осіб, які обіймають конкретну посаду, та додаткові відомості про них. Документ не має затвердженої форми та складається у довільному порядку.

Ведення документа

Скласти штатну розстановку та підтримувати її в актуальному стані нескладно. Співробітнику відділу кадрів необхідно внести до неї основні відомості про найнятий персонал на необхідну дату. Чим докладніше буде складено документ – тим зручніше ним користуватися.

Чи треба затверджувати штатну розстановку і хто має це робити? Документ, на відміну штатного розкладу, затвердження наказом керівництва вимагає, оскільки він лише відбиває розстановку кадрів певний момент.

Штатну розстановку зазвичай заповнюють співробітники відділу кадрів. Саме вони мають у своєму розпорядженні відомості про прийом і переміщення трудових ресурсів всередині організації. Завантажити зразок штатного розміщення можна наприкінці цієї статті.

Як заповнити штатну розстановку

Документ є бланк у вигляді таблиці. Деякі графи збігаються зі штатним розкладом. Роботодавець може додавати та видаляти графи на свій розсуд. Документ заповнюють так:

У графі «Структурний підрозділ» вказують найменування підрозділу (наприклад, відділ продажу, цех, фінансовий відділ і т.д.) та його код.

У графі «Посада» перераховують найменування всіх посад, передбачених штатним розкладом у конкретному відділі.

Біля кожної з наведених посад вказують оклад (тарифну ставку), надбавки тощо.

У графі «П.І.Б.» перераховують співробітників, які обіймають відповідну посаду. Завдяки цьому можна побачити, які посади в компанії вже зайняті, а за якими є вакансії.

Графа «Примітка» призначена для відображення нюансів щодо оплати, позначки про перебування співробітниці у декретній відпустці, вказівку на роботу за сумісництвом та ін.

Внизу наводиться загальна кількість штатних одиниць, скільки їх зайнято, і скільки є нині вільних вакансій.

Штатну розстановку можна заповнювати як в електронному, так і рукописному вигляді.

організації (форма Т-3) – це один із обов'язкових кадрових документів, який має бути присутнім на кожному підприємстві. Як бланк штатного розкладу можна використовувати форму Т-3, а можна і самостійно розробити зручну для вашої організації форму, яка враховуватиме індивідуальні особливості вашої діяльності. Завантажити штатний розклад Т-3 можна нижче. Як правильно заповнити цей бланк?

Штатний розклад зразок заповнення

Форма Т-3 містить інформацію про штатний склад організації. Сюди включаються відомості про підрозділи підприємства, найменування посадових одиниць, їх кількість. Також для кожної посади вказується тарифна ставка, різні премії та надбавки. Далі по всіх посадах вважається сумарні витрати на місяць. Таким чином, штатний розпис дає змогу оцінити рівень місячного бюджету на заробітну плату.

Затверджується цей кадровий документ, складатися він може, наприклад, на початку року, або з початку діяльності організації. Термін дії організація обирає самостійно. Якщо організація динамічно розвивається, має сенс складати щороку новий штатний розклад і вказувати термін його дії – 1 рік. Якщо організація не велика, то, можливо, ваш розклад діятиме кілька років. У будь-якому випадку на бланку Т-3 слід зазначити дату початку дії документа та термін дії.

Якщо у процесі діяльності у штаті підприємства виникають якісь не значні зміни (змінюється кількість штатних одиниць, змінюється оклад у якоїсь посадової одиниці, змінюється найменування посади), то є сенс не затверджувати новий штатний розклад, а змінити чинний. І тому керівником складається відповідний наказ, а діючу форму Т-3 вносяться необхідні зміни. Якщо зміни мають масовий характер у зв'язку, наприклад, з , краще скласти новий штатний розклад.

Складання цього документа доручається співробітників кадрової служби, а за відсутності таких на співробітників бухгалтерії.

Сам бланк форми Т-3 заповнюється досить просто: потрібно оформити шапку та таблицю з посадами.

Таблиця штатного розпису за формою Т-3 містить інформацію про структурні підрозділи підприємства із зазначенням їх кодів із внутрішньої класифікації організації; найменування посад за класифікатором ОКПДТР та їх кількість. Також відбивається система оплати праці даної посади (оклад, надбавки).

Сумарна зарплата для кожної посадової одиниці множиться на кількість цих одиниць, отримана величина відображатиме місячний бюджет для працівників цієї посади. Далі складаються місячні величини зарплат всіх посад, і виходить місячний бюджет всього штату організації.

Після того, як форму Т-3 заповнено, вона передається на затвердження керівнику, який ставить відмітку про своє затвердження вгорі бланка.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

★

Штатний розклад - це внутрішній нормативний акт організації, що значно спрощує ведення кадрового обліку. Хоча чинне законодавство не зобов'язує роботодавців заповнювати цей документ, він затверджується ще на етапі створення компанії. У ньому фіксуються вся кадрова структура організації, склад та чисельність працівників, щомісячний фонд. заробітної плати.

Відповідно до Трудового кодексу, мати штатний розклад зовсім не обов'язковий. За бажання роботодавець має право працювати і без нього, включаючи найменування посад та розміри окладів у трудові договори та накази про прийом співробітників на роботу. Такі документи будуть повноцінними внутрішніми нормативними актами, і в жодних перевіряльників не виникне питань із цього приводу. Але не все так просто з цим документом: зі змісту статті 15 ТК РФта частини другої статті 57 ТК РФслід, що у умовах трудового договору визначено, що трудова функція працівника полягає у виконанні роботи з певної посади, така посада має відповідати ШР. Отже, розклад в організації має бути. Вступ співробітника на посаду за відсутності його посади у «штатку» відносять до порушення трудового законодавства, за яке належить адміністративна відповідальність за ст. 5.27 КпАП РФРФ. Тому витратимо зовсім небагато часу на цей матеріал і розглянемо, як виглядає штатний розклад, докладніше.

Для чого складають «штатку»

Перший документ необхідний для планування. За своєю суттю штатний розклад структурує всю компанію та ієрархію у ній. Документ показує, скільки в організації відділів, які керівні органи передбачені та який напрямок є пріоритетним. Маючи під рукою форму розкладу, будь-яка людина зможе легко скласти думку про середню чисельність співробітників, про щомісячний фонд заробітної плати та про рід діяльності фірми.

На підставі цього локального акта дуже зручно формувати фонд оплати праці, підтверджувати обґрунтованість витрат для ФНП, складати статистичні звіти та заявки до служби зайнятості та кадрові агенції. До речі, важливо пам'ятати про те, що якщо посаду позначено в ШР, то вона має бути зайнята. Якщо вакансія є, а працівника немає, служба зайнятості має про це знати. Інакше, дізнавшись про порушення, покарають. Це випливає з норм Закону РФ від 19.04.1991 N 1032-1 про зайнятість.

На практиці бланк штатного розкладу необхідний у роботі як кадровикам, а й бухгалтерам. Він є однією з форм, які найчастіше потрібні під час податкових перевірок, оскільки є документом первинного обліку.

Коли розробляється та які відомості містить

Розробити та оформити штатний розклад бажано на самому початку діяльності фірми. Але якщо розклад забули затвердити, зробити це дозволяється у будь-який момент існування бізнесу та затверджувати заново хоч щомісяця. Або вносити необхідні зміни до вже чинного на підставі спеціального наказу.

Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 затверджено уніфіковану форму Т-3. Хоча з 2013 року ця постанова втратила чинність і всі зразки з неї перейшли в розряд рекомендованих, а не обов'язкових, зазвичай ШР складається на основі цієї форми. Але компанія має право змінювати цю форму, виходячи зі своїх потреб.

Перелік обов'язкових відомостей, які обов'язково включити до цього локального акта, є невеликим:

• структурні підрозділи;
• посади;
• відомості про кількість штатних одиниць;
• посадові оклади;
• місячний фонд заробітної плати

Якщо компанія вирішила розробити свою форму розкладу, такий шаблон не повинен суперечити вимогам частини другої статті 9 Федерального законувід 06.12.2011 № 402-ФЗ"Про бухгалтерський облік".

Цей внутрішній акт організації завжди знеособлений. У ньому не зазначені прізвища та імена осіб, які обіймають ті чи інші посади. Значить, при прийомі на роботу та звільнення співробітників зразок ШР ніяк не змінюється. Але існує підпорядкований йому документ: так звана штатна розстановка. Її стверджують лише на рівні структурних підрозділів, й у ній можуть значитися і конкретні особи. Жодних уніфікованих форм та зразків для заповнення розстановки не існує, тому кожен керівник має право складати (або не складати) її на власний розсуд. Докладніше про те, як правильно скласти штатний розклад для ТОВ та інших організаційних форм юросіб та як ввести його в дію, розповімо на прикладах.

Порядок прийняття штатного розкладу

Документ складає будь-яка посадова особа організації, якій делеговано такі повноваження (керівник, бухгалтер, спеціаліст з кадрів). При його складанні обов'язково спиратися на норми трудового законодавства та внутрішні акти компанії, наприклад:

• Статут;
• затверджену структуру підприємства (за її наявності);
• облікову політику;
• професійні стандарти;
• розрахунки місячних посадових окладів;
• інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.

Іноді перед упорядкуванням ШР оформляється інший кадровий нормативний акт — структура організації: схема всіх підрозділів, їх взаємозв'язок і підпорядкованість. Ця форма обов'язкової теж є, але з її основі простіше скласти ШР.

Щоб затвердити штатний розпис, видається наказ, який підписує керівник організації чи інша уповноважена особа. Круглий друк на цьому документі не ставиться, навіть якщо організація його використовує. Підписує ШР той, хто її склав, а у верхньому грифі необхідно вписати реквізити відповідного наказу та завірити їх підписом керівника.

Важливі нюанси

При визначенні професій і посад не можна брати їх найменування, як то кажуть, «зі стелі». Слід дотримуватися назв, які містяться у кваліфікаційних довідниках чи затверджених профстандартах. Більше того, в окремих випадках це є обов'язковим: статті 57 ТК РФвизначено, що й які посади, спеціальності чи професії пов'язані з наданням компенсацій і пільг чи наявністю протипоказань, їх найменування повинні суворо збігатися з найменуваннями і вимогами нормативних документів, тобто. профстандартів та довідників. Аналогічні вимоги висуваються до фахівців, які мають право на достроковий вихід на пенсію. У цьому випадку варто керуватися списками 1 та 2 проваджень, робіт, професій та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення ( постанову Кабінету Міністрів СРСР від 26.01.1991 N 10і постанову Радміну СРСР від 22.08.1956 N 1173). Якщо знехтувати цими вимогами, то у працівника, у якого в трудовій книжці вказано фактично вигадану професію, виникнуть проблеми при оформленні пенсії. А записи у трудовій роблять лише відповідно до штатного розкладу та наказу про прийом на роботу.

Інша складність виникає, як у формі ШР треба зазначити не професію чи посаду, а конкретний вид роботи. Це питання законодавчо не врегульоване, але на практиці роботодавці часто змушені вказувати вид роботи, щоб не отримати проблем під час підтвердження скорочення штату чи чисельності працівників. Це потрібно, коли в організації є такі посади. У цьому випадку користуйтесь Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженим постановою Держкомстату України від 24.03.1999 N 20. У цьому документі зазначено, що керівництво організації має право видати наказ (розпорядження) та в ньому вказати всі додаткові реквізити, що підлягають внесенню до форми Т -3. Якщо організація застосовує лише види робіт та чисельність працівників невелика, ШР можна не становити.

Позаштатні співробітники

Ще одна складність, що виникає у кадровиків при складанні ШР на зразок форми Т-3, пов'язана з позаштатними співробітниками: тими, хто співпрацює з організацією на підставі договорів цивільно-правового характеру. На них у силу статті 11 ТК РФне поширюється дія ні трудового законодавства, ні інших актів, які містять норми трудового права. Отже, і до ШР вони не мають жодного стосунку, оскільки вони виконують разові роботи. Насправді до позаштатникам іноді відносять працівників, працевлаштованих виходячи з трудового договору і виконують конкретний вид роботи. Якщо роботодавець не видав наказ і не включив таку роботу до ШР, виникає своєрідний казус: посади немає, а працівник є. Таких ситуацій бажано уникати.

Порядок внесення змін

Зміна штатного розкладу відбувається на підставі наказу. Такі поправки бувають пов'язані:

• за винятком вакантних місць у зв'язку з організаційними змінами у роботі підприємства;
• введенням нових штатних одиниць за необхідності розширення бізнесу;
• скороченням штатних одиниць, пов'язаних із скороченням чисельності чи штату;
• зміною окладів;
• перейменуванням підрозділів, найменувань структурних одиниць та іншого.

Зміни дозволено внести в діючу форму ШР або просто затвердити новий документ на підставі старого зразка. В обох випадках будуть потрібні документальне оформлення та супутні документи. Крім того, необхідно суворо дотримуватись вимог законодавства. Наприклад, при скороченні чисельності працівників треба видати наказ про виключення зі штатного розкладу певних посад та про введення в дію нового розкладу, дотримуючись вимог статті 180 ТК РФ. Цією статтею визначено обов'язок роботодавця попередити про скорочення не менше ніж за два місяці. Дата введення в дію оновленого ШР із зайнятими посадами — не раніше, ніж через два місяці після видання наказу про внесення змін (наприклад, дата видання наказу про внесення змін — 15.11.2019, а зміни повинні вводитися в дію не раніше 16.01.2010) . Якщо зміни стосуються вакантних місць, цей термін не можна витримувати.

Аналогічно, при зміні окладів необхідно дотримуватись вимог статті 74 ТК РФ, згідно з якою зміна умов трудового договору з ініціативи роботодавця допускається лише у тому випадку, якщо вона є наслідком зміни організаційних чи технологічних умов праці. Про це теж необхідно повідомити всіх працівників, оклади яких мають змінитись, не пізніше ніж за два місяці.

Заповнення форми Т-3

Розглянемо зразок заповнення штатного розкладу формою Т-3 будівельної організації, у якій 11 штатних одиниць.

Наведений як ілюстрація приклад штатного розкладу є приблизним, у документ за наявності включаютьвідокремлені підрозділи, філії та інші структурні одиницікомпанії.

Дізнайтеся, як скласти та затвердити розклад організації, а також внести до документа необхідні зміни, не порушуючи закону. Покрокова інструкція, рекомендації щодо заповнення форми Т-3 та заповнений зразок - у статті.

у статті

Завантажте популярний документ на тему. Інші зразки шукайте у статті!

Хто розробляє штатний розклад

Штатний розклад підприємства відображає його структуру, кадровий склад, чисельність персоналу та оклади на всіх посадах. Належить до умовно обов'язкових нормативних документів: з одного боку, Трудовий кодекс РФ не вимагає складати штатний розклад, з іншого боку, є вагомі аргументи на користь його оформлення.

Приклад заповнення штатного розкладу

Коли знадобиться:

Навіщо потрібен штатний розклад

Виходячи зі штатного розпису, визначається кількість співробітників, необхідних організації для закриття посадових позицій, та розмір бюджету на утримання персоналу; підтверджується собівартість продукції.

До нього ж звертаються при оцінці трудового завантаження підрозділів або окремих співробітників, розробці та уточненні посадових інструкцій, вирішення стратегічних кадрових питань

Формування штатного розкладу зазвичай доручається кадровикуабо діловод, іноді - головному бухгалтеру.

Увага!Федеральні державні установи оформляють «штатку» в обов'язковому порядку (див. положення, затверджене постановою Уряду РФ №583 від 5.08.2008), а регіональні – згідно з нормами, встановленими місцевими органами влади.

Як скласти штатний розклад: покрокова інструкція

Штатний розклад містить інформацію про кадрову структуру організації, у тому числі про вакантні позиції. При розробці документа не плутайте його зі штатною розстановкою, яка найчастіше відображає лише зайняті штатні одиниці із зазначенням ПІБ, табельних номерів та інших відомостей про конкретних співробітників, які їх займають.

Дійте за інструкцією:

Крок 1. Виберіть форму.Можна використовувати уніфікований бланк Т-3 або розробити власну форму, доповнену та адаптовану до потреб конкретної компанії (Закон №402-ФЗ від 6.12.2011, лист Мінфіну Росії №ПЗ-10/2012 від 4.12.2012).

Крок 2. Вкажіть структурні підрозділи, у тому числі відокремлені - філії та представництва. Переконайтеся, що у документі відображено всі наявні в організації служби, відділи, цехи, дільниці та інші структурні підрозділи. Що саме слід враховувати як окремий підрозділ, зазначено у ухвалі Пленуму Верховного суду РФ №2 від 17.03.2004.

Крок 3. Визначте штатну чисельність.Враховуйте галузеві та міжгалузеві норми праці, а також структуру, сферу діяльності та функції компанії. Щоб виходячи з актуальних нормативів визначити чисельність персоналу, застосовується проста формула:

Крок 4. Вкажіть найменування посад: вони мають відповідати трудовим функцій співробітників (ст. 57 ТК РФ). Якщо вказуєте вакантні посади, прийом на які буде відкрито через кілька місяців або років, раз на місяць повідомляйте про них службу зайнятості населення (див. Закон №1032-1 від 19.04.1991).

Крок 5. Вкажіть кількість штатних одиниць з кожної посади.Кількість штатних одиниць не обов'язково повинна відображатись у цілих числах. Наприклад, можна передбачити 0,5, 0,7 штатної одиниці.

Крок 6. Відобразіть розміри окладів (тарифних ставок). У документі вказується місячна зарплата за кожною посадою з урахуванням усіх належних надбавок у карбованцевому обчисленні. Іноді вказати зарплату у рублях неможливо - наприклад, якщо встановлена ​​годинна тарифна ставка. У цьому випадку прописується розмір годинної ставки та у графі «Примітки» слід зазначити, що встановлена ​​годинна тарифна ставка.

Крок 7. Підпишіть та затвердіть документ.Заповнений бланк завірте підписом особи, відповідальної за кадровий облік, та головного бухгалтера, а потім передайте на затвердження керівнику організації.

Питання із практики

Як правильно писати в офіційних документах: згідно з «штатним розкладом» чи «штатним розкладом»?

Правильний варіант - згідно зі штатним розкладом

Після прийменника «згідно» завжди ставиться слово в давальному відмінку (відповідає на запитання кому? чому?). Використання родового відмінка, яким, на жаль, часто грішать кадровики та діловоди, у цьому випадку порушує норми російської мови.

➤ Щоб без помилок оформлювати реквізити кадрових документів за новим ГОСТом ознайомтеся з рекомендаціями «Системи Кадри».

Як затвердити штатний розклад

Документ, засвідчений підписами начальника відділу кадрів та головного бухгалтера, затверджується керівником компанії. Видайте наказ у довільній формі, дотримуючись вимог ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Наказ про затвердження штатного розкладу

Закон не вимагає знайомити персонал зі штатним розписом чи наказом про його затвердження. Однак така норма може передбачатися колективним договоромабо внутрішніми правилами компанії (див. лист Роструда №ПГ/4653-6-1 від 15.05.2014).

Щоб не виникало плутанини, пропишіть порядок затвердження у локальних актах: хто підписує штатний розпис, чи видається окремий наказ, кому делегується право підпису, якщо відповідальної посадової особи немає, тощо.

Як виглядає штатний розклад: зразок заповнення

Роботодавець сам вирішує, що взяти за основу – уніфіковану форму Т-3 чи власний бланк.

На практиці найчастіше використовується саме уніфікована форма, оскільки всі необхідні реквізити у ній є, а порядок заповнення детально роз'яснюється у постанові Держкомстату №1 від 5.01.2004 та інших рекомендаціях, затверджених уповноваженими органами.

Спочатку заповніть "шапку". Впишіть відомості про компанію, реєстраційний номер та дату складання документа, а також вкажіть період його дії. Часто «штатка» складається на рік, але можна встановити й інший термін або не обмежувати термін дії документа. Потім переходьте до заповнення основної частини, оформленої у вигляді таблиці.

Графи, які потрібно заповнити

1. Найменування підрозділу.Чітких правил перерахування підрозділів немає, але з урахуванням практики вони вказуються у порядку підпорядкованості: спочатку адміністративний відділ, куди входить керівництво підприємства, та був інші.

1. Код підрозділу.Також відображає порядок підпорядкованості: керівному відділу надається код 01, бухгалтерії - 02, і так далі. Якщо склад великого відділу входять дрібніші, код може складатися з цифр, розділених точкою. Наприклад, фінансовий департамент позначається кодом 02, а бухгалтерія та економічний відділ, що входять до його складу, - кодами 02.1 і 02.2 відповідно.

1. Посада (спеціальність, професія), розряд чи клас (категорія), кваліфікація.Вказується в називному відмінку, без скорочень та приставок «в.о.» або "вріо".

Закон не забороняє використовувати латинський алфавіт, вписуючи позиції до штатного розкладу: приклад – «HR-менеджер», «IT-спеціаліст». Але всі записи у трудових книжках мають бути російською мовою, як цього вимагають правила, затверджені постановою Уряду РФ №225 від 16.04.2003. Щоб назви посад у трудових книжках, договорах та штатному розкладі точно співпадали, використовуйте формулювання «менеджер з персоналу», «системний адміністратор» тощо. Можна додавати до них категорії «молодший», «провідний», «головний» та «старший», щоб відобразити обсяг та характер посадових повноважень.

Найменування посад вказуйте з урахуванням профстандартівабо кваліфікаційних довідників, якщо йдеться про роботу, пов'язану з наданням пільг чи наявністю обмежень.

Пам'ятка для кадровика. За які посади у штатці оштрафує ГІТ

1. Кількість штатних одиниць.Щоб ГІТ не мав претензій до роботодавця, вказуйте точну кількість одиниць за кожною посадою, а якщо приймаєте на роботу персонал понад норму, коригуйте штатний розпис. Неповні одиниці вказуйте у частках, наприклад, 0,5 або 0,75.

1. Тарифна ставка (оклад).У разі погодинки вкажіть вартість однієї години роботи, а у графі 10 напишіть «погодинну оплату праці». Якщо фіксованого показника немає, наприклад, зарплата нараховується за відрядною чи безтарифною системою, ставте прочерк, а у графі 10 вкажіть, яку саме систему оплати праці застосовує роботодавець. Встановлювати так звану вилку окладів (від мінімальної до максимальної) не рекомендується. Це можна лише за умови, що різниця в оплаті зумовлена ​​розбіжностями в розрядах або кваліфікації співробітників (ст. 143 ТК РФ), але вилка окладів, швидше за все, викличе претензії у органів, що перевіряють.

1. Надбавки.Наприклад, можуть встановлюватися надбавки за вчений ступінь. Вони виплачуються науковцям та педагогічним працівникам за кандидатський чи докторський ступінь. Або надбавки за роботу у шкідливих умовах. Усі постійні надбавки треба відобразити у штатному розкладі.

1. Підсумковий розмір щомісячної виплати.Прописується для кожної посади і є сумою виплат, зазначених у графах 5-8. Якщо цей показник заповнити не можна, наприклад, у ситуації, коли встановлена ​​годинна тарифна ставка або застосовується відрядна система оплати праці, графа залишається незаповненою.

1. Примітки.У цю графу вносяться характеристики систем оплати праці з посиланнями на відповідні нормативні акти, правові підстави для виплати регіональних надбавок та інші уточнення.

Нижній підсумковий рядок таблиці заповнюйте в останню чергу. Тут відображається загальна кількість штатних одиниць та розмір місячного фонду заробітної плати.

Коли знадобиться:штатний розклад має бути в організації завжди. У ньому визначають перелік посад співробітників компанії із зазначенням чисельності штатних одиниць та розмірів окладів. Також у ньому фіксують розмір надбавок та доплат.

Як внести зміни до штатного розкладу

Зміна штатного розкладу оформляється двома способами. Якщо поправки мають одиничний характер, видайте письмовий наказ про внесення змін до документа, якщо масовий – затвердіть «штатку» у новій редакції. Зробити це можна за необхідності (див. лист Роструда №428-6-1 від 22.03.2012).

Шпаргалка. Як змінити штатний розклад

Що потрібно відображати у документі

Скорочення чисельності чи штату працівників, розформування чи створення структурних підрозділів, перейменування посад, підвищення зарплат, відміну надбавок та інші значні зміни слід відображати у штатному розкладі. Але ці кадрові процедури потребують спеціального оформлення.

Увага!Внесення змін до штатного розкладу має супроводжуватися зміною трудового договору щоразу, коли зачіпаються умови праці: назва посади, яку займає співробітник, порядок розрахунку зарплати, розмір надбавки.

Що робити, якщо потрібно прийняти новачка на посаду, яку зраджують

Як бути, якщо в період коригування розкладу потрібно ухвалити нового співробітника на посаду, до якої вносяться зміни? Ситуація непроста.

Якщо в організації немає інших працівників, які займають цю посаду, якнайшвидше внесіть зміни і лише потім оформлюйте працевлаштування новачка. Якщо на цій же посаді працюють інші співробітники, доведеться враховувати їхні права та інтереси.

У роботодавця є три варіанти:

Варіант №1. Прийняти новачка на поточні умови та вказати у трудовому договорі, що з певної дати набудуть чинності заплановані зміни щодо умов праці або її оплати. Не суперечить статті 72 ТК РФ.

Варіант №2. Попросити претендента почекати, доки набудуть чинності зміни у трудових договорах з іншими співробітниками та новий штатний розпис.

Варіант №3. Не вносити зміни на посади, а вводити нові, щоб приймати новачків і переводити раніше прийнятих співробітників (не раніше, ніж закінчиться термін попередження про зміну умов праці) на новостворені позиції.

Затвердіть штатний розклад, щоб документально закріпити структуру та кадровий склад організації. Використовуйте уніфіковану форму Т-3 або розробте бланк самостійно. При заповненні враховуйте вимоги чинного законодавства: усі суми прописуйте у рублях, не встановлюйте вилки зарплат, включайте до штатного розпису всі посади - у тому числі дистанційні, надомні, з неповною ставкою. Якщо в «штатку» є вакантні позиції, не забувайте повідомляти про них службу зайнятості.

Штатною розстановкою називають вид робочої документації, Створений керівниками організацій для зручного ведення діяльності.

Його також іноді називають штатним заміщенням. У ньому докладно вказано інформацію з персоналу підприємства, разом із високими посадами.

Що це таке

У штатному розстановці формуються відомості за затвердженим штатним розкладом зайнятим посадам, із занесенням прізвищ, імен та по-батькові співробітників, а також їх точною заробітною платою.

Цей документ ще має такі назви: штатні заміщення та списки. Законодавство не потребує його обов'язкового обліку, який має проводити відділ кадрів.

Штатна розстановка є зручним способомкадрового обліку. Керівник організації має право не формувати цей документ, за це він не несе покарання.

Згідно нормативним актам, немає затвердженої форми штатного списку, отже, вона розробляється самої організацією. При його створенні зазвичай використовують форму Т-3.

Її застосовують, оформляючи штатний розпис, але лише першого документа передбачено наявність додаткових стовпців. У цих графах фіксується інформація про співробітників, які обіймають певні посади.

До цих розділів входять прізвища, імена, по батькові, категорії службовців, що впливають на розмір заробітної плати, наявність інвалідної групи, відомості про відпустку та іншу інформацію.

Категорія робітників - це важливий показник при нарахуванні оплати праці, наприклад, у пенсіонера та учня вона суттєво відрізнятиметься. Наведені вище характеристики допомагають при складанні звітів, що направляються керівнику, або ведення статистики на суттєві теми.

Ця інформація може знадобитися ПФР, військкомату, страховим компаніям та іншим відомствам. Штатне заміщення передбачає оперативну передачу даних на запит певними організаціями.

Але головною функцією аналізованого документа є можливе відстеження вакантних посад, визначення потреби підприємства додаткової робочої сили, розрахунок заповнення штату співробітниками компанії. Сюди належить прийом до організації нових робочих, включаючи зайнятість за сумісництвом.

Формування штатної розстановки найбільше підходить організаціям, де постійно змінюється робочий персонал. Такий перелік служить чудовим механізмом у встановленні системи кадрів для підприємства.

За наявності вільного робочого місця співробітник, відповідальний з питань, пов'язаних з персоналом, використовує відомості зі штатної розстановки для визначення службовців, здатних виконувати трудові обов'язки на посаді, що звільнилася.

Законодавчі норми не передбачають оформлення штатного заміщення, включаючи правила його заповнення, але роботодавці, створюючи цей документ, повинні дотримуватись певного регламенту.

У Наказі Ростехнагляду №372 від 30 травня 2008 року містяться рекомендаціїщодо правил складання та заповнення штатних розстановок. У зазначених вище параграфах, де також можна дізнатися про основні підрозділи, перераховані необхідні відомості, включаючи посади працівників, які підходять для виконання обов'язків щодо складання заміщення.

Наказ Мінкультури Росії №558, прийнятий 25 серпня 2010 року, містить інформацію про штатну розстановку та затверджену типову управлінську документацію, що дозволяє здійснювати господарську діяльність певної організації.

Прямих вказівок щодо заповнення штатного списку законодавства не встановлює. Керівник підприємства за потребою сам затверджує способи формування даного списку на підставі потреб у переліку відомостей про співробітників або відповідно до галузевих нормативних актів за умови їх створення.

Необхідність використання

Зазвичай у штатному розкладі містяться лише назви посад і кількість співробітників, на відміну від розстановки, що від початку формується на прізвищах робочого персоналу.

Тому в даному документі стає можливим у вигляді таблиці заносити великий об'єм інформації, Отже, виконати відповідні завдання. До можливих завдань можна віднести:

• розрахунок присутніх вільних вакансій;
• визначення періодичності поновлення робочого персоналу;
• виявлення посад за сумісництвом;
• обчислення працівників, які перебувають на інвалідності чи пенсії для звіту перед керівником, а також ПФР.

За допомогою штатного списку можна побачити докладну картину розмірів оплати праці всіх співробітників. Це дозволяє спростити завдання нарахування заробітної плати, якщо працівник має певний розряд, клас, додаткові заохочення за будь-які досягнення на службі, спеціальні умови виконання робочої діяльності.

Ще таблиця штатного розстановки дозволяє фіксувати інформацію, що стосується відпусток, звертаючи увагу на їх наявність, адже певним співробітникам належить відпустка. кілька разів на рік. Це стосується працівників з ненормованою зайнятістю та небезпечними умовами діяльності.

Відповідно до штатного заміщення, роботодавці можуть досить легко та за короткий час надати дані щодо робочого персоналу, включаючи його фактичну чисельність, вільні вакансії, пільгові категорії працівників, розміри окладів. Важливе призначення штатного списку полягає в досить швидкому створенні звітівдля податкового органу, Пенсійного фондучи Центру зайнятості.

Штатному розкладу та списку прийнятні відмінності за їх змістом. Завдяки штатному розстановці, у керівника є можливість контролювати практично всю діяльність компанії.

Розкладом називають необов'язковий документ, що створюється для ведення робочого розпорядку. Він формується у довільній формі та складається посадовою особою відділу з персоналу. Штатне заміщення оформляється відповідно до встановленої форми та безпосередньо уповноваженого співробітника.

Незважаючи на те, що Закон про трудової діяльності Російської Федераціїне регламентує обов'язкові вимоги щодо складання штатного списку, зазначений документ є важливим, коли робочі обов'язки персоналу розподіляються за посадами, а чи не за найменуванням виконуваних робіт.

Цілі складання

Незважаючи на той факт, що штатне заміщення і розклад підприємства схожі один на одного, вони все ж таки відрізняються за призначенням:

1. Роль розкладу полягає у затвердженні числа співробітників, відповідно до обсягу робочих завдань, та розформуванню їх за розробленою ієрархічною схемою.
2. Розстановка відрізняється інформаційним характером і є спрощенням у розробці планових звітів, включаючи відстеження зміни персоналу або присутності на підприємстві працівників, які належать до пільгової категорії.

Відмінності на прикладах

Штатний розклад складається з 10 типових колонок, що виражають суттєві дані про працівників, починаючи з назви посад та закінчуючи величиною оплати праці.

Розстановка, порівняно з попереднім документом, складається з кількох і більше колонок, де можна побачити інформацію про особисті відомості співробітників, накази щодо надання декретної відпустки, про переведення на іншу посаду за сумісництвом та інші дані.

Документ для введення штатного розміщення в 1С подано в інструкції.

Особливості на 2018 рік

З 2018 року складання штатного розстановки, як і раніше, буде створюватися згідно з розкладом, враховуючи деякі нюанси щодо додаткових підрозділів, до яких вносяться відповідні дані про співробітників.

Обов'язковою вимогою буде зазначення у цьому документі найменувань відділень, посад та імен працівників, а також вакантних місць. У примітках можна буде відзначити тип зайнятості працівників: постійна, тимчасова, основна або за сумісництвом.

Сформоване штатне заміщення допускається як у паперовому вигляді, і на електронному носії як файла.

Зазвичай складання цього документа входить до обов'язків інспектора відділу кадрів. Саме цей співробітник повинен мати у своєму розпорядженні необхідну інформацію з приводу прийняття та пересування робочих фондів підприємства.

Підпис, затвердження, термін зберігання

Якщо зберігання штатного заміщення здійснюється на електронному носії, підпис не потрібен. Отже, затвердження цього документа також не обов'язково.

Штатна розстановка створюється для внутрішнього обліку в організації. Він дозволяє наочно уявити повну картину щодо робочого персоналу, включаючи наявність вакантних посад.

За Наказом Мінкультури Росії №558 архівні документи з управління, сформовані для робочого процесу на підприємствах, включаючи штатні розстановки, повинні зберігатися протягом 75 років.

Таким чином, головне значення штатного заміщення полягає в оперативному підрахунку кількості вільних вакансій, актуального переліку зайнятих працівників, а також аналіз затверджених окладів.

Як оформити штатну розстановку? Відповідь на запитання – на відео.